Mit der integrierten Heizkostenabrechnung in Win-CASA können Verwalter die Heizkosten eines Objekts direkt innerhalb der Software berechnen und auf die einzelnen Wohneinheiten verteilen, ohne einen externen Dienstleister zu nutzen. Die Abrechnung erfolgt über einen geführten Ablauf mit mehreren Arbeitsschritten.
INHALTSVERZEICHNIS
- Schritt-für-Schritt zur Internen Heizkostenabrechnung
- Planung der Heizkosten im Wirtschaftsplan
- Verbrauchsanalyse und Vergleich
- CO2-Aufteilung mit der integrierten Heizkostenabrechnung
Schritt-für-Schritt zur Internen Heizkostenabrechnung
1. Abrechnungsart festlegen
Im ersten Schritt wird bestimmt, wie die Heizkostenabrechnung durchgeführt werden soll.
Hier können Sie auswählen:
- Heizkostenabrechnung mit Win-CASA durchführen
- Heizkostenabrechnung durch externen Dienstleister (z. B. ISTA, Techem oder Brunata)
Wenn die interne Abrechnung gewählt wird, muss zusätzlich die Brennstoffart sowie die verwendete Einheit angegeben werden.
Je nach Heizsystem stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung:
- Brennstoff mit Tank (z. B. Heizöl oder Gastank)
- Brennstoff ohne Tank (z. B. Gasleitung)
- Fernwärmeversorgung
2. Gesamtheizkosten festlegen
Im zweiten Schritt werden alle Informationen zur Berechnung der Gesamtheizkosten eingegeben.
Hierzu gehören insbesondere:
- Brennstoffkosten
- Heiznebenkosten
- Anfangs- und Endbestände bei Brennstofftanks
- Menge des eingekauften Brennstoffs
Die Brennstoffkosten werden auf ein entsprechendes Brennstoffkostenkonto gebucht. Diese Werte werden später in der Heizkostenabrechnung berücksichtigt.
3. Warmwasserkosten berechnen
In diesem Schritt werden die Kosten für die Warmwasserbereitung berechnet.
Wenn Wärmemengenzähler vorhanden sind, kann der abgelesene Energieverbrauch für Warmwasser in kWh eingegeben werden.
Alternativ kann eine Aufteilung zwischen:
- Heizkosten
- Warmwasserkosten
erfolgen.
Eine rein prozentuale Aufteilung ist jedoch nur zulässig, wenn keine messtechnischen Einrichtungen zur Erfassung des Warmwasserverbrauchs vorhanden sind.
4. Zusatzkosten erfassen
Neben den eigentlichen Heizkosten können zusätzliche Kosten entstehen, die ebenfalls in die Abrechnung einfließen.
Beispiele für Zusatzkosten sind:
- Wartung der Heizungsanlage
- Miete von Geräten
- Kanal- oder Wasserkosten
Diese Kosten werden über separate Register erfasst:
- Zusatzkosten Heizung
- Zusatzkosten Warmwasser
- Kalt- und Abwasserkosten
Die entsprechenden Buchungen erscheinen automatisch in der Liste, sobald sie auf ein Heizkostenkonto gebucht wurden.
5. Heizkostenabrechnung erstellen
Im letzten Schritt wird die eigentliche Heizkostenabrechnung erstellt.
Dabei werden die Kosten getrennt ausgewiesen nach:
- Heizkosten
- Warmwasserkosten
- Kalt- und Abwasserkosten
Anschließend können die Kosten über verschiedene Umlageschlüssel auf die einzelnen Wohnungen verteilt werden.
Vor dem Ausdruck können zusätzlich verschiedene Optionen aktiviert werden, z. B.:
- Zählerstände in der Abrechnung anzeigen
- Umsatzsteuer in Anlagen ausweisen
- zusätzliche Kostenübersichten drucken
Die fertige Heizkostenabrechnung kann anschließend:
- gedruckt
- per E-Mail
- oder per Fax versendet werden.
Hinweise zur Kombination von Heizkostenverteilern (HKV) und Wärmemengenzählern (WMZ) sowie zur Ausweisung rechnerisch ermittelter Zählerstände
Im aktuellen Win-CASA-Modul für die interne Heizkostenabrechnung kann im Menüpunkt „Abrechnungen -> Heizkostenabrechnung -> 5. Heizkostenabrechnung erstellen“ jeweils nur ein Umlageschlüssel für die Verteilung der Heizkosten ausgewählt werden.
Das bedeutet, dass bei einer Kombination von Nutzergruppen mit Heizkostenverteilern (HKV, in Einheiten) und Wärmemengenzählern (WMZ, in kWh) innerhalb einer einzelnen Heizkostenabrechnung keine parallele Verwendung unterschiedlicher Umlageschlüssel möglich ist.
Für die Umsetzung empfehlen sich daher folgende Vorgehensweisen:
Separate Abrechnungen oder Nutzergruppen:
Legen Sie für HKV- und WMZ-Nutzergruppen getrennte Abrechnungen oder Abrechnungseinheiten an und verteilen Sie die Kosten entsprechend separat. Die Gesamtabrechnung kann die Ergebnisse anschließend zusammenführen.
Kombination durch individuelle Umlageschlüssel:
Prüfen Sie, ob sich innerhalb der vorhandenen Umlageschlüssel eigene Kriterien definieren lassen, die die unterschiedlichen Verbrauchsarten abbilden.
Externe Dienstleister oder ergänzende Module:
Für weitergehende und rechtssichere Abrechnungen empfiehlt sich gegebenenfalls der Einsatz externer Abrechnungsdienstleister wie z. B. ISTA, Techem oder Brunata oder der Import über das CAEXIM-Modul, sofern eine differenzierte Weiterverarbeitung der Daten erforderlich ist.
Bezüglich rechnerisch ermittelter oder geschätzter Zählerstände gilt derzeit:
Rechnerisch ermittelte Zählerstände werden in der Einzelabrechnung aktuell nicht gesondert als solche gekennzeichnet.
Anfangs- und Endstände der Zähler können jedoch in separaten Listen dargestellt werden.
- Falls erforderlich, kann ein ergänzender Hinweistext manuell eingefügt werden, um die geschätzte Ermittlung der Werte zu dokumentieren.
Bei besonderen fachlichen oder rechtlichen Anforderungen sollte geprüft werden, ob der Einsatz spezialisierter Abrechnungssoftware sinnvoll ist.
Planung der Heizkosten im Wirtschaftsplan
Wenn die interne Heizkostenabrechnung verwendet wird, können auch geplante Heizkosten für das kommende Wirtschaftsjahr hinterlegt werden.
Aufruf:
ABRECHNUNGEN → Einzelabrechnungen → Wirtschaftsplan → Geplante Heizkosten eingeben
Dabei können:
- geplante Gesamtheizkosten eingegeben
- automatisch auf die Wohnungen verteilt
- oder einzelne Beträge manuell angepasst werden.
Die Berechnung basiert dabei auf den Daten der letzten internen Heizkostenabrechnung.
Verbrauchsanalyse und Vergleich
Nach Erstellung der Heizkostenabrechnung können die Daten gespeichert und für eine Kosten- und Verbrauchsanalyse verwendet werden.
Dabei werden unter anderem ausgewertet:
- Heizkosten in Euro
- Energieverbrauch in kWh
- Warmwasserverbrauch in m³
- Energieverbrauchskennwert des Gebäudes
Diese Analyse kann helfen, den Energieverbrauch eines Gebäudes zu bewerten und mit früheren Abrechnungsperioden zu vergleichen.
CO2-Aufteilung mit der integrierten Heizkostenabrechnung
In Win-CASA 2024 ist – neben dem direkten Austausch über unser CAEXIM-Modul* mit einem Abrechnungsunternehmen – auch eine manuelle Angabe der CO²-Aufteilung gemäß des Kohlenstoffdioxidaufteilungsgesetzes innerhalb unserer integrierten Heizkostenabrechnung möglich. Hier finden Sie die weiteren Informationen dazu.
