Am 25.05.2018 ist die neue DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) europaweit in Kraft getreten. Diese bringt einige Neuregelungen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten mit sich. Um hierbei auf dem aktuellsten Stand zu bleiben, wurden einige neue Funktionen und Dokumente in Win-CASA (ausschließlich in der Version 2018) integriert.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der neuen Funktionen und Dokumente und eine Anleitung zu deren Nutzung.
INHALTSVERZEICHNIS
- Textverarbeitung/Musterdokumente/Vorlagen für den Datenschutz
- Einwilligung zur Datenverarbeitung – Bewohner & Eigentümer
- Anonymisieren von ausgezogenen Bewohnern/früheren Eigentümern
- Kaution von früheren Bewohnern abrechnen
Textverarbeitung/Musterdokumente/Vorlagen für den Datenschutz
In den Dokumentenvorlagen von Win-CASA findet man nun einen neuen Menüpunkt mit dem Namen ”DSGVO”. Hier befindet sich ein Ordner mit den von uns zur Verfügung gestellten Vorlagen zur Datenschutz-Grundverordnung. Die besagten Dokumente stehen sowohl für die interne als auch die externe Textverarbeitung zur Verfügung. Die Dokumente können so übernommen werden oder falls gewünscht mit weiteren Seriendruckfeldern befüllt werden.
Einwilligung zur Datenverarbeitung – Bewohner & Eigentümer
Bei den Eigentümern/Personen befindet sich das neue Register in den Stammdaten des jeweiligen Eigentümers/Personen. Um in dieses zu gelangen, öffnet man das Register ”Verwaltung” und anschließend den Unterreiter ”Adressen”. In der Menüleiste lässt sich nun über einen Klick auf das Symbol ”Eigentümer” oder “Personen“ eine Liste der angelegten Eigentümer/Personen anzeigen. Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eigentümer/Person öffnen sich dessen Stammdaten und hier ist auch das Register zum Datenschutz zu finden.
In dem Register "Datenschutz" lässt sich über Klickfelder festlegen, ob die "Einwilligung zur Datenverarbeitung" vorliegt und welche Daten an Dritte weitergegeben werden dürfen. Hierbei empfiehlt es sich die Vorlagen zur Datenschutz-Grundverordnung aus Win-CASA zu nutzen und die entsprechenden Dokumente später als Nachweis bei dem gewünschten Bewohner/Eigentümer zuzuordnen.
Datenschutz bei Eigentümer und Personen:
Anonymisieren von ausgezogenen Bewohnern/früheren Eigentümern
Durch das Anonymisieren werden die personenbezogenen Daten wie Name, Anschrift, Tel. und E-Mail aus Datenschutzgründen überschrieben. Das Konto und die Buchungen werden nicht gelöscht, sodass die Buchhaltung (insbesondere Bankkontostände) nicht verändert wird.
Um einen ausgezogenen Bewohner oder früheren Eigentümer zu anonymisieren, begibt man sich in das Register "Verwaltung" und anschließend in den Unterreiter "Objekte & Wohnungen". In der Menüleiste öffnet man den Menüpunkt "Frühere B/E". Es öffnet sich eine Übersicht der der ausgezogenen Bewohner oder früheren Eigentümer (je nach Auswahl). Hierbei sollte auch die Voreinstellung des Zeitraums beachtet werden. Befinden sich mehrere ausgezogene Bewohner oder frühere Eigentümer (B/E)im eingestellten Zeitraum, werden alle (!) anonymisiert. Damit kann man z.B. personenbezogene Daten anonymisieren, die älter als 10 Jahre sind. Um einen einzelnen B/E aus der Liste zu anonymisieren, doppelklickt man diesen, um das Fenster mit dessen Stammdaten aufzurufen und klickt dort auf den Anonymisieren-Schalter.
Nun wird der gewünschte Bewohner oder Eigentümer ausgewählt und durch einen Klick auf Anonymisieren, öffnet sich eine Abfrage, ob die Anonymisierung wirklich durchgeführt werden soll. Bestätigt man diese mit ”Ja”, werden bis auf den ersten Buchstaben, alle personenbezogenen Daten durch ein ”X” ersetzt. Somit ist die Anonymisierung abgeschlossen. Die Anonymisierung kann NICHT rückgängig gemacht werden. Darüber sollte man sich vor der Durchführung bewusst sein.
Dauerhaftes Löschen der personenbezogenen Daten
Win-CASA löscht personenbezogene Daten von ausgezogenen Bewohnern oder früheren Eigentümern nicht automatisch. Die Daten verbleiben im System, bis Sie diese aktiv löschen. Um personenbezogene Daten datenschutzkonform und dauerhaft zu entfernen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Öffnen Sie in Win-CASA den Bereich „Verwaltung“ → „Objekte & Wohnungen“.
- Wählen Sie das entsprechende Objekt oder den gewünschten Datensatz (Mieter oder Eigentümer) aus.
- Klicken Sie auf den Button „Löschen“.
- Es erscheint eine Abfrage zur Bestätigung der Löschung; bestätigen Sie diese mit „Ja“.
Beachten Sie, dass diese Löschung unwiderruflich ist. Vor dem Löschen empfehlen wir dringend, eine Datensicherung durchzuführen, um bei Bedarf später noch auf erforderliche Informationen zugreifen zu können.
Empfehlungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten
a) Anonymisieren: Bei der Anonymisierung werden personenbezogene Daten unkenntlich gemacht. Relevante Buchhaltungsdaten bleiben erhalten. Die Änderung ist dauerhaft.
b) Löschen: Beim Löschen wird der Datensatz dauerhaft aus dem System entfernt. Die Buchhaltungsdaten sind ebenfalls betroffen.
Wägen Sie je nach Anwendungsfall und gesetzlicher Aufbewahrungspflicht ab, welche Methode für Sie sinnvoll ist. Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten zur datenschutzkonformen Umsetzung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Vor der Anonymisierung:
Nach der Anonymisierung:
Kaution von früheren Bewohnern abrechnen
Um die Kaution eines früheren Bewohners abzurechnen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Öffnen Sie das Register "Verwaltung" und navigieren Sie zum Unterreiter "Objekte & Wohnungen".
2. Klicken Sie oben in der Menüliste auf den Button "Frühere B/E". Es erscheint eine Übersicht aller früheren Bewohner bzw. Eigentümer. Wählen Sie nun den gewünschten früheren Bewohner heraus und öffnen Sie dessen Stammdaten mit einem Doppelklick.
3. In den Stammdaten finden Sie nun ebenfalls den Reiter "Kaution / Kautionsverwaltung", wie Sie ihn auch beim aktuellen Bewohner vorfinden.
4. Über den Button "Kaution abrechnen und Rückzahlungen", im Reiter "Kaution", können Sie die Kautionsabrechnung und ggf. Rückzahlung für den früheren Bewohner vornehmen. Auf diese Weise lässt sich die Kaution auch für ausgezogene Mieter einfach und sichere abrechnen, selbst wenn diese nicht mehr als aktuelle Bewohner im System geführt werden.
5. Bitte beachten Sie, dass für diesen Vorgang die Kautionsdaten bereits im Reiter "Kaution / Kautionsverwaltung" des entsprechenden Bewohners hinterlegt sein müssen. Durch diese Funktionalität wird sichergestellt, dass die Kautionsabrechnung auch im Rahmen von Mieterwechseln korrekt und nachvollziehbar abgewickelt werden kann.
6. Beachten Sie ebenfalls, dass die weitere Bearbeitung der Kaution je nach Fall über die Kautionsverwaltung oder über die Buchhaltung erfolgt.
Für eine korrekte Abrechnung und Rückzahlung ist entscheidend, dass die Kautionszahlungen ordnungsgemäß in Win-CASA erfasst wurden.
Falls die Kaution nicht vollständig erscheint oder die Abrechnung nicht möglich ist, prüfen Sie bitte die bisherigen Buchungen und Kontostände.
Sollte die Rückzahlung weiterhin nicht durchgeführt werden können, senden Sie uns bitte eine kurze Beschreibung des Ablaufs sowie einen Screenshot der Ansicht.
