Das Anlegen und Verwalten von Objekten ist die Grundlage einer strukturierten und effizienten Hausverwaltung. In Win-Casa können Sie neue Objekte Schritt für Schritt erfassen, mit allen relevanten Stammdaten versehen und bei Bedarf archivieren. Dieser Artikel zeigt Ihnen übersichtlich, wie Sie Objekte korrekt anlegen, ergänzen und verwalten.
INHALTSVERZEICHNIS
Schritt für Schritt zum Anlegen des Objektes
Warum ist das Anlegen von Objekten wichtig?
Das Anlegen von Objekten ist ein entscheidender Schritt in der Hausverwaltung, da es die Grundlage für alle weiteren Verwaltungsaktivitäten bildet. Win-Casa erleichtert diesen Prozess erheblich, indem es eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet, um alle relevanten Informationen zu erfassen.
Schritt 1: Bankkonto anlegen
Der erste Schritt beim Anlegen eines neuen Objekts ist die Einrichtung eines zugehörigen Bankkontos. Dazu navigieren Sie in der Win-Casa Software zum Register "Verwaltungskonten" und klicken auf "Bankkonten und Kassen". Durch Auswahl des Schalters "Neu" können Sie die Bankverbindung für das Objekt hinzufügen. Nach Eingabe der Bankdaten speichern Sie die Informationen ab.
Schritt 2: Objektinformationen erfassen
Sobald das Bankkonto erstellt ist, gehen Sie zum Register "Objekte und Wohnungen" und wählen "Neu". Hier können Sie eine individuelle Objektnummer festlegen, die später nicht mehr verändert werden kann. Erfassen Sie relevante Daten wie Straße, Bezeichnung, Postleitzahl und Ort. Die Auswahl der Objektart und Verwaltungsart (z. B. Mietverwaltung, WEG Verwaltung) erfolgt ebenfalls in diesem Schritt.
Schritt 3: Objekt speichern und verwalten
Nachdem Sie alle notwendigen Informationen eingetragen haben, speichern Sie das Objekt ab. In den "Sonstige Daten" haben Sie die Möglichkeit, Objekte zu archivieren, die nicht mehr in Ihrer Verwaltung sind. Diese bleiben aufrufbar, erscheinen jedoch nicht mehr in Listen.
Schritt 4: Zusätzliche Details hinzufügen
Win-Casa ermöglicht es Ihnen, weitere Details zu einem Objekt hinzuzufügen. Über das Register "Hausmeister und Technik" können Sie Informationen über Hausmeister und Betreuungspersonal erfassen. Im Register "Vertragsdaten" können Versicherungsinformationen erfasst werden, während das Register "Verwaltungsbeiräte" die Zuordnung von Verwaltungsbeiräten ermöglicht.
Schritt 5: Objektbetreuung und Abschluss
Die Software ermöglicht es Ihnen, Informationen über die Objektbetreuung, Notizen und Fotos im Register "Sonstige Informationen" festzuhalten. Sobald alle relevanten Daten eingetragen sind, speichern Sie das Objekt ab. Win-Casa bietet auch die Option, einen Musterkontenrahmen zu übernehmen, der später bearbeitet und für zukünftige Objekte verwendet werden kann.
Archivierung von Objekten
Um ein Objekt zu archivieren, navigieren Sie zunächst zu den Stammdaten des jeweiligen Objekts. Dies können Sie tun, indem Sie im Hauptmenü von Win-CASA auf "Objekte & Wohnungen" klicken und dann das Objekt auswählen, das Sie archivieren möchten.
Archivierungsoption aktivieren
In den Objektstammdaten finden Sie die Option "Objekt archivieren (nicht mehr in Listen anzeigen)". Aktivieren Sie diese Option, um das Objekt zu archivieren.
- Ein archiviertes Objekt wird nicht mehr in den standardmäßigen Listenansichten angezeigt, bleibt aber in der Datenbank erhalten.
Ansichtsoptionen anpassen
Nachdem Sie ein Objekt archiviert haben, können Sie im Register "Objekte & Wohnungen" auswählen, welche Objekte in der Liste angezeigt werden sollen. Verwenden Sie dazu die Dropdown-Liste oben rechts auf dem Bildschirm. Sie haben die Wahl zwischen "Alle Objekte", "Nicht archivierte Objekte" und "Archivierte Objekte".
Vorteile der Archivierungsfunktion
- Übersichtlichkeit: Durch das Archivieren von nicht mehr aktiven oder benötigten Objekten bleibt Ihre Arbeitsumgebung in Win-CASA übersichtlich und fokussiert.
- Datenzugriff: Archivierte Objekte sind nicht aus der Datenbank gelöscht, sondern lediglich aus den Standardlisten ausgeblendet. Sie können jederzeit auf diese Daten zugreifen, indem Sie die Ansicht auf "Archivierte Objekte" umstellen.
- Effizienz: Diese Funktion erleichtert die Verwaltung Ihrer Immobilien, indem sie eine klare Trennung zwischen aktiven und inaktiven Objekten ermöglicht.
Fazit
Das strukturierte Anlegen und Verwalten von Objekten in Win-Casa schafft die Grundlage für eine effiziente und transparente Immobilienverwaltung. Durch die vollständige Erfassung aller Stammdaten, Kontoinformationen und Zusatzangaben stellen Sie sicher, dass alle weiteren Verwaltungsprozesse reibungslos ablaufen können. Gleichzeitig sorgt die Archivierungsfunktion für Übersichtlichkeit, ohne wichtige Daten zu verlieren. Mit einer sorgfältigen Objekteinrichtung legen Sie somit den Grundstein für eine langfristig erfolgreiche und organisierte Verwaltung.
