Aufgrund verschiedener Umlagebeträge sowie Anteile der Eigentümer kommt es meist zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen in der Abrechnung. Dies wirkt sich wiederrum auf die Abstimmung/Rücklage-Vermögen aus.
Rundungsdifferenzen entstehen dann, wenn Kostenpositionen nicht vollständig umgelegt werden können oder zu viel umgelegt wurde. Gerade Kostenpositionen mit Cent-Beträgen, die auf mehrere Einheiten aufgeteilt werden, können am Ende Rundungsdifferenzen verursachen. Die Ursache ist, dass Euro-Beträge generell immer nur mit zwei Nachkommastellen ausgewiesen werden können, ein Centbetrag durch mehrere Einheiten jedoch auch mehrere Nachkommastellen ausweist.
INHALTSVERZEICHNIS
Auf Rundungsdifferenzen prüfen
Zur besseren Kontrolle können Sie nach erfolgreichem Abrechnungslauf auf den Punkt „8. Abstimmung Rücklagen/Vermögen“ klicken. Dort sehen Sie auf der rechten Seite die Spalte mit „Rechnungsabgrenzungsposten (Forderungen/Verbindlichkeiten)“.
Je nachdem, welche Position in der Tabelle von Ihnen markiert wird, ändert sich in der Schaltfläche mit der Lupe darüber die Option, mit der Sie die Beträge besser nachvollziehen können (siehe Screenshot).
Klicken Sie nun auf „Rundungsdifferenz aus Abrechnung“ und bestätigen Sie die Schaltfläche im oberen Bereich. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit „Ja“. Win-CASA belegt nun die Umlagekontrollliste vor, die Sie auswählen und auf „Weiter“ klicken.
In dieser Liste sehen Sie pro Kostenposition verteilte Beträge auf Eigentümer/Mieter. Unter jeder Kostenposition finden Sie die Angaben: „Kosten“, „Differenz“ sowie „Umgelegt“.
Sobald ein Betrag bei „Differenz“ ausgewiesen wird, wurden entweder mehr oder weniger Kosten umgelegt. Bewegen sich die Beträge im Cent-Bereich, so handelt es sich meist um Rundungsdifferenzen, die „krummen“ Kostenbeträgen geschuldet sind. Handelt es sich um hohe Beträge, empfiehlt es sich, die Umlage der Position nochmals zu kontrollieren und zu korrigieren.
Bei Centbeträgen ist es wichtig, die Rundungsdifferenz über die Buchhaltung zu buchen. Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, erhalten Sie in den nächsten Abstimmungen diesen Betrag als Differenz und führen ihn in die nächsten Jahre fort. Bei einer negativen Cent-Differenz haben Sie zu wenig umgelegt, das Bankkonto ist um den jeweiligen Betrag verringert, bei einer positiven Cent-Differenz wurde zu viel umgelegt. Der Saldo des Girokontos ist somit erhöht.
Buchung: Beispiel
Die Abrechnung im Jahr 2020 wurde erstellt und in der Abstimmung sehen Sie eine Rundungsdifferenz von 0,07 €. Zunächst benötigen wir ein „umlagefähiges“ Ausgabekonto (Umlage beispielsweise über MEA), das wir im Register Verwaltung à Konten à Betriebsausgaben à Neu anlegen.
Im nächsten Schritt klicken Sie oben auf den Schalter „Spezielle Konten“ und dann auf den Reiter „Rundungsdifferenzen“. Über den Lupen-Schalter müssen Sie nun lediglich Ihr neues Ausgabekonto zuweisen und mit „Auswahl“ bestätigen:
Die Buchung der Rundungsdifferenz des jeweiligen Abrechnungsjahres findet später automatisch statt.
Achtung: Wenn Sie den Abrechnungszeitraum auf das nächste Jahr umstellen, so muss unten bei der Option „Rundungsdifferenzen aus Vorjahresabrechnung buchen“ ein Haken gesetzt sein UND der Schalter „Angeklickte Aktionen durchführen“ muss vom Benutzer angeklickt werden. Das hat zur Folge, dass die Rundungsdifferenz in der nächsten Abrechnung ausgewiesen und auf die Eigentümer umgelegt wird.
