Aufgrund verschiedener Umlagebeträge sowie Anteile der Eigentümer kommt es meist zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen in der Abrechnung. Dies wirkt sich wiederrum auf die Abstimmung/Rücklage-Vermögen aus.
Rundungsdifferenzen entstehen dann, wenn Kostenpositionen nicht vollständig umgelegt werden können oder zu viel umgelegt wurde. Gerade Kostenpositionen mit Cent-Beträgen, die auf mehrere Einheiten aufgeteilt werden, können am Ende Rundungsdifferenzen ausweisen. Die Ursache ist, dass Euro-Beträge generell immer nur mit zwei Nachkommastellen ausgewiesen werden können, ein Centbetrag durch mehrere Einheiten jedoch auch mehrere Nachkommastellen ausweist.
INHALTSVERZEICHNIS
Auf Rundungsdifferenzen prüfen
Zur besseren Kontrolle können Sie nach erfolgreichem Abrechnungslauf auf den Punkt „8. Abstimmung Rücklagen/Vermögen“ klicken. Dort sehen Sie auf der rechten Seite die Spalte mit „Rechnungsabgrenzungsposten (Forderungen/Verbindlichkeiten)“.
Je nachdem, welche Position in der Tabelle markiert wird, ändert sich in der Schaltfläche mit der Lupe darüber die Option, mit der Sie die Beträge besser nachvollziehen können (siehe Screenshot).
Klicken Sie nun auf „Rundungsdifferenz aus Abrechnung“ und bestätigen Sie die Schaltfläche im oberen Bereich. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit „Ja“. Win-CASA belegt Ihnen nun die Umlagekontrollliste vor, die Sie auswählen und auf „Weiter“ klicken.
In dieser Liste sehen Sie pro Kostenposition verteilte Beträge auf Eigentümer/Mieter. Unter jeder Kostenposition finden Sie die Angaben: „Kosten“, „Differenz“ sowie „Umgelegt“.
Sobald ein Betrag bei „Differenz“ ausgewiesen wird, wurden entweder mehr oder weniger Kosten umgelegt. Bewegen sich die Beträge im Cent-Bereich, so handelt es sich meist um Rundungsdifferenzen, die „krummen“ Kostenbeträgen geschuldet sind. Handelt es sich um hohe Beträge, empfiehlt es sich, die Umlage der Position nochmals zu kontrollieren und zu korrigieren.
Bei Centbeträgen ist es wichtig, die Rundungsdifferenz über die Buchhaltung zu buchen. Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, erhalten Sie in den nächsten Abstimmungen diesen Betrag als Differenz und führen ihn in die nächsten Jahre fort. Bei einer negativen Cent-Differenz haben Sie zu wenig umgelegt, das Bankkonto ist um den jeweiligen Betrag verringert, bei einer positiven Cent-Differenz wurde zu viel umgelegt. Der Saldo des Girokontos ist somit erhöht.
Buchung: Ein Beispiel
Die Abrechnung im Jahr 2019 wurde erstellt und in der Abstimmung bemerken Sie eine Rundungsdifferenz von 0,08 €. Zunächst benötigen wir ein „nicht umlagefähiges“ Ausgabekonto, das wir im Register Verwaltung à Konten à Betriebsausgaben à Neu anlegen.
Im nächsten Schritt ist ein „umlagefähiges“ Einnahmekonto erforderlich, welches wir ebenfalls im Register Verwaltung à Konten à Einnahmen à Neu anlegen. Die Umlage kann zum Beispiel nach Miteigentumsanteilen (MEA) erfolgen:
Nun müssen Sie die Rundungsdifferenz auf das zuvor angelegte „nicht umlagefähige“ Ausgabekonto in das Jahr 2020 buchen (Wertstellungsdatum) und anschließend den gleichen Betrag mit identischem Datum auf das zuvor angelegte „umlagefähige“ Einnahmekonto.
Mit diesen zwei Buchungssätzen wird die „alte“ Rundungsdifferenz in die neue Abrechnung 2020 aufgenommen.
Aufgrund der neuen Abrechnung kann natürlich gegebenenfalls eine neue Rundungsdifferenz entstehen, die Sie wieder wie oben beschrieben in das Jahr 2021 buchen.
Bei einer negativen Rundungsdifferenz haben Sie die Möglichkeit, die Buchung genauso vorzunehmen, nur mit entsprechend umgekehrten Vorzeichen im Betrags-Feld.
