Im Folgenden erklären wir wie Nachweise umgezogen werden können (Fenster „Dokumente - Dateiordner“ – Win-CASA 2022).
INHALTSVERZEICHNIS
- Dokumente - Dateiordner
- Prozessverlauf "Ausgewählte Ordner kopieren"
- Abfrage "Dokumente aus Unterordnern"
- Was tun wenn Dokumente nicht mehr zur Verfügung stehen?
Dokumente - Dateiordner
In der Regel sollten alle Win-CASA-Arbeitsplätze (einschließlich der Server-Version) im Register Verwaltung – Einstellungen – Nachweisdokumente den gleichen Pfad eingestellt haben. Ist dies nicht der Fall, muss vor dem eigentlichen Umzug der Server-Version noch eine Aktualisierung erfolgen.
Gehen Sie in das Register „VERWALTUNG“ - Register „Objekte & Wohnungen“ – Schalter „Weitere Funktionen“ – Eintrag „Dokumente/Nachweise“ und klicken Sie in dem neuen Fenster auf die Schaltfläche „Dokumente-Dateiordner“. Diese Aktion öffnet den „Umzugs-Assistenten“ für Nachweise. Da Win-CASA nur die Pfade zu den Nachweis-Dokumenten speichert, erhalten Sie in der Mitte des neu geöffneten Fensters eine Auflistung von Pfaden, in denen laut Ihren Nachweisen, Dokumente zu finden sein sollten. Gerade in einer Netzwerkversion sollten die Nachweise an einem Ort liegen, zu dem alle im Netzwerk über den gleichen Pfad Zugriff haben.
Prozessverlauf "Ausgewählte Ordner kopieren"
Wenn Sie einen Pfad angeklickt, ein Ziel ausgewählt und auf „Ausgewählten Ordner kopieren“ geklickt haben, erscheint die erste Meldung, welche Sie bestätigen müssen:
Diese Abfrage muss bestätigt werden, damit der Vorgang fortgeführt werden kann. Wie in der Meldung zu lesen ist, kopiert Win-CASA lediglich die Datei in das neue Verzeichnis. Die Original-Datei wird nicht gelöscht und muss gegeben Falls abschließend manuell durchgeführt werden.
Abfrage "Dokumente aus Unterordnern"
Als nächste Abfrage erscheint folgende:
Die Abfrage lässt sich anhand eines Beispiels erklären: In dem ersten Screenshot ist der Ordner „Z:\Win-CASA\Nachweise\“ gezeigt in welche Nachweise zugeordnet wurden. In der Regel werden auch Nachweise in Unterordner gespeichert, z.B. „Z:\Win-CASA\Nachweise\Nebenkostenabrechnung\“ oder „Z:\Win-CASA\Nachweise\WEG-Abrechnung\“.
- Wenn Sie die genannte Abfrage mit „Ja“ bestätigen, wird Win-CASA die Unterordner mit den zugeordneten Dokumenten ebenfalls kopieren und die Ordnerstruktur beibehalten. Dies hat den Vorteil das mehrere Einträge in der Auflistung, siehe erstes Bild, aktualisiert werden und Sie die Struktur der Unterordner beibehalten können.
- Ein Klick auf „Nein“ führt nur dazu, dass lediglich der markierte Pfad verarbeitet wird.
Was tun wenn Dokumente nicht mehr zur Verfügung stehen?
Als letzte Abfrage vor dem Kopiervorgang erscheint diese:
Je nach Situation kann es sein, dass alte Dokumente nicht mehr zur Verfügung stehen oder der Zugriff nicht mehr auf dem alten Pfad möglich ist. Daher muss entschieden werden, wie in solchen Situationen verfahren werden soll, da Win-CASA eigentlich nur Dateien kopiert/Pfade anpasst, auf dessen Dateien Zugriff vorhanden ist.
Wenn die Dateien demnach nicht im „alten“ Pfad zur Verfügung stehen, gibt es folgende Möglichkeiten:
- „Abbruch“ bedeutet: Win-CASA macht keinerlei Änderungen, was bedeutet, dass das Dokument in Win-CASA nicht per Vorschau angezeigt werden kann.
- „Nein“ bedeutet: Win-CASA würde diese Zuordnung des Pfades in den Nachweisen aus der Datenbank entfernen. Diese Option sollte verwendet werden um alte Pfade, dessen Zugriff Sie nicht mehr haben und auch die Dateien nicht mehr existieren, zu entfernen um keine „Pfad-Leichen“ zu behalten.
- „Ja“ bedeutet: Win-CASA würde den alten Pfad durch das neue Ziel ersetzen, unabhängig ob das Ziel existiert oder nicht. Diese Option kann beispielsweise verwendet werden, wenn der alte Nachweisordner vom alten Server bereits auf den neuen Server kopiert wurde aber der Pfad sich verändert hat und der Zugriff auf dem alten Server nicht mehr möglich ist.
