Die Einrichtung und Migration Schritt für Schritt ist im Tutorial zum IMAP-UPDATE beschrieben. Diese Seite ergänzt, was die Umstellung im täglichen Arbeiten bedeutet.
Zentrale Speicherung statt lokaler Ordner
E-Mails liegen nicht mehr in einem lokalen Ordner je Arbeitsplatz, sondern zentral in einer eigenen Datenbank auf dem Win-CASA-Server. Dort liegen die E-Mails aller Postfächer gemeinsam. Jede E-Mail wird nur einmal zentral abgeholt; alle Arbeitsplätze greifen anschließend über das Netzwerk darauf zu. Das verbessert Zugriffs- und Ladezeiten spürbar und bleibt auch bei großen Postfächern zügig.
Einheitlicher Stand für das gesamte Team
Da alle E-Mails zentral liegen, wirkt sich jede Aktion sofort für alle Mitarbeiter aus — unabhängig davon, wer sie ausführt: Gelesen-/Ungelesen-Status, Kennzeichnungen, Kategorien und Notizen sowie das Verschieben von E-Mails in Ordner sind immer synchron und für alle gleich.
E-Mails und Vorgänge
- Zuordnung beim Öffnen. Enthält der Betreff einer E-Mail eine Vorgangsnummer, wird die E-Mail dem Vorgang zugeordnet, sobald sie einmal geöffnet wurde. Erscheint eine E-Mail noch nicht unter dem erwarteten Vorgang, öffnen Sie sie einmal.
- Doppelte E-Mails bereinigen. Erscheinen in einem Vorgang E-Mails doppelt, lassen Sie die Dubletten über die entsprechende Schaltfläche markieren; die Treffer werden hervorgehoben. Sie prüfen die markierten Einträge und löschen sie selbst — diese Kontrolle bleibt bewusst bei Ihnen, damit keine inhaltlich unterschiedlichen Nachrichten gelöscht werden.
POP3 oder IMAP — kurz eingeordnet
Die verbesserte E-Mail-Funktion baut auf IMAP auf: Postfach und Win-CASA bleiben beidseitig synchron. Der Kontotyp wird bei der Anlage festgelegt und ist später nicht mehr änderbar. POP3-Postfächer lassen sich nicht übernehmen — um ein solches Postfach weiter zu nutzen, richten Sie es als IMAP-Postfach neu ein (Schritte siehe Tutorial).
