INHALTSVERZEICHNIS
- Intro-Video: Sofort startklar mit Win-CASA
- Willkommen bei Win-CASA!
- Funktionen in Win-CASA -- Prozesse für die Verwaltung
- Der Schnellstart ausführlich als PDF
Intro-Video: Sofort startklar mit Win-CASA
Wie funktioniert Win-CASA? In diesem Video gehen wir einmal im Schnelldurchlauf durch die Hausverwalter Software Win-CASA!
Willkommen bei Win-CASA!
Dieser Schnellstart vermittelt Ihnen einen Einblick in die Funktionsweise von Win-CASA. Schnell und direkt führen wir Sie durch Win-CASA und zeigen Ihnen somit alle wichtigen Programmfunktionen.
In der Software haben Sie stets die Möglichkeit, über Drücken der Taste F1 die Hilfe aufzurufen -- punktgenau zu dem Teil der Software mit dem Sie aktuell arbeiten.
Win-CASA Oberfläche
Die Win-CASA Oberfläche ist an die bekannten Office-Produkte angelehnt und enthält Register im Menü sowie Schaltflächen für den Aufruf von Zusatzfunktionen:
Register in der Win-CASA Oberfläche
- Register Verwaltung: Verwaltung aller Stammdaten: Objekte, Wohnungen, Bewohner, Eigentümer, Kontakte und Konten
- Register Buchhaltung: Hier wird die Buchhaltung durchgeführt: Buchen, Sollstellen, Sollstellungen buchen, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
- Register Listen: Alle Auswertungen (Kontoauszüge, Bankübersicht, Journal etc.) und sonstige Listen für Bewohner und Eigentümer (Adressliste, Belegungsliste etc.) können hier erstellt werden
- Register Abrechnungen: Alle Abrechnungen (Nebenkostenabrechnung, Hausgeldabrechnung, Rücklagenabrechnung, Heizkostenabrechnung...)
- Unterregister: In den jeweiligen Unterregistern werden Sie zu den jeweiligen Programmfunktionen geleitet
Funktionen in Win-CASA -- Prozesse für die Verwaltung
Übersicht
Beschreibung
- Vorbereitende Arbeiten: Diese Prozesse Sie nur einmal, wenn Sie beispielsweise neue Objekte übernehmen. Objekte Anlegen, Wohnungen (Verwaltungseinheiten) anlegen, und den Kontenrahmen anpassen -- dies finden Sie im Schnellstart-PDF ab Seite 6
- Laufende Arbeiten: Diese Prozesse laufen unterjährig im Regelbetrieb ab. Dazu zählen das Verbuchen von Ausgaben, Sollstellen von Einnahmen wie Miete oder Hausgeld, die Verbuchung der sollgestellten Einnahmen, sowie die Kontrolle der Buchungen. Im Schnellstart-PDF ab Seite 13.
- Abrechnungsarbeiten: Je nach Miet- oder WEG-Verwaltung erstellen Sie für Ihre Mieter und Eigentümer einmal im Jahr verschiedene Abrechnungen. Im Schnellstart-PDF ab Seite 28.
- Zusatzfunktionen: Neben den klassischen kaufmännischen Funktionen bietet Win-CASA zahlreiche Zusatzfunktionen die Ihren Alltag noch einfacher und effizienter machen sollen. Hier finden Sie eine Auswahl:
- Zahlungsplaner (im Basis-Umfang) -- Legen Sie regelmäßige Zahlungsvorgänge (Abschlagsrechnungen, Dienstleisterverträge für Winterdienst o.ä. an). Im Schnellstart-PDF ab Seite 43.
- Terminplaner (im Basis-Umfang) -- Planen Sie Termine und lassen Sie sich von Win-CASA erinnern. Im Schnellstart-PDF ab Seite 43.
- Export nach Excel und PDF -- Die meisten Dokumente und Listen können Sie ganz einfach in die gängigen Formate wie das Microsoft Excel (R) Format oder PDF exportieren. Im Schnellstart-PDF ab Seite 43.
- Lieferanten (im Basis-Umfang) -- Legen Sie Kontakte oder häufig wiederkehrende Lieferanten an (mit Bankdaten, etc.). Im Schnellstart-PDF ab Seite 46.
- Textverarbeitung (im Basis-Umfang) -- Mit der an Office angelehnten Textverarbeitung erstellen Sie mühelos Verträge, Vollmachten, Hausordnungen oder andere Dokumente. Im Lieferumfang sind einige Vorlagen enthalten. Besonders praktisch: Aus der Textverarbeitung können Sie einfach Serienbriefe erstellen und dabei auf viele der in Win-CASA bereits vorhandenen Datenfelder als Felder für die Serienbriefe zugreifen. Die Serienbriefe können dann via E-Mail, Druck (PDF), E-Post verschickt werden, oder mit einem Klick im Win-CASA Online-Portal veröffentlicht werden. Natürlich ist die Erstellung alternativ mit externer Textverarbeitung möglich. Im Schnellstart-PDF finden Sie Hinweise zur integrierten Textverarbeitung in den relevanten Bereichen (z.B. Mahnwesen, Erstellung von Dokumenten aus den Stammdatenfenstern, etc.)
- Dokumente (im Basis-Umfang) -- mit Win-CASA erstellte Dokumente werden hier übersichtlich und strukturiet abgelegt. Sie können auch weitere für die Objekte oder Wohnungen relevanten Dokumente hier hinzufügen. Im Schnellstart-PDF ab Seite 45.
- CRM-Modul(Zusatzmodul) -- Mit dem CRM-Modul / Objektmanagement heben Sie die interne Kommunikatino in Ihrer Verwaltung auf die nächste Stufe. Legen Sie Vorgänge an (z.B. Objektinspektion oder Abwicklung eines Versicherungsfalles), legen Sie je Vorgangsart Checklisten an um Ihre Prozessqualität zu sichern, ordnen Sie den Vorgänge Aufgaben, Termine, und Dokumente zu. Das CRM Modul beinhaltet außerdem einen eingebauten E-Mail Client mit dem Sie Vorgänge direkt aus E-Mails erzeugen können, sowie eine TAPI (Telefon)-Schnittstelle so dass Sie direkt bei Anruf sehen welcher Mieter/ Eigentümer Sie sprechen möchte. Im Schnellstart-PDFab Seite 50.
- Neu ab Win-CASA 2022: Veröffentlichen Sie Vorgänge aus dem CRM-Modul mit einem Klick im Win-CASA Online-Portal. Praktisch für Reparaturen oder die Abwicklung von Versicherungsfällen -- Ihre Mieter/ Eigentümer werden per E-Mail automatisch informiert und auf dem Laufenden gehalten, ohne dass Ihr Telefon klingelt!
- Berichtsdesigner (Zusatzmodul) -- erstellen Sie benutzerdefinierte Reportings und Auswertungen; auf Wunsch bieten wir die Erstellung für Sie als Dienstleistung an (bitte um vorherige Abklärung ob dies möglich ist). Im Schnellstart-PDF ab Seite 49.
- Banking (Zusatzmodul) -- Zeitersparnis durch Digitalisierung: Lesen Sie Kontodaten automatisch ein, ordnen Sie diese automatisch zu, und verbuchen Sie sie in Sekunden. Win-CASA ist intelligent und hat eine eingebaute Lernfunktion, so dass bestimmte Buchungen beim nächsten Mal erkannt werden. Importieren Sie Bank-Daten über HBCI/ FinTS oder als MT940-Datei. Mögliche Vorgänge beinhalten: Zahlungen von Bewohnern und Eigentümern, Überweisungen und Lastschriften von Lieferanten, Daueraufträge, Barentnahmen und Rücklagenbuchungen, Bankgebühren und Umbuchungen, Rücklastschriften, Splitbuchungen auf beliebig viele Sachkonten (auch objektübergreifend). Im Schnellstart-PDF ab Seite 47.
- CAEXIM (Zusatzmodul) -- Automatisieren Sie die Kommunikation mit Messdienstleistern wie ISTA, Brunata, Kalo, und Techem, und übernehmen Sie die Ergebnisse der Heizkostenabrechnung in die Nebenkostenabrechnung. Im Schnellstart-PDF ab Seite 51.
- CASA24 Verwalter-App (Zusatzmodul) -- Nehmen Sie die Win-CASA Daten auf Ihre mobilen Geräte mit. Starten Sie die Navigation am Handy, sehen Sie den Namen des Beirats nach, teilen Sie Handwerkerdaten über Chat.
- Online-Portal für Mieter und Eigentümer (Zusatzmodul) -- Effizient und modern kommunizieren: Stellen Sie Dokumente, Termine, Benachrichtigungen, und Vorgänge aus dem CRM Modul für Ihre Mieter und Eigentümer online zur Verfügung -- direkt aus den Win-CASA Fenstern und ohne Einrichtungsaufwand. Im Schnellstart-PDF ab Seite 44.
Der Schnellstart ausführlich als PDF
Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung für Ihren Schnellstart mit Win-CASA: Link zum PDF
