In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Dokumente und Nachweise im Nachweismanagement von Win-CASA speichern, strukturieren und wieder aufrufen können.
Das Nachweismanagement ermöglicht es Ihnen, wichtige Dokumente wie Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Mietverträge oder Schriftverkehr direkt bei Objekten, Einheiten, Eigentümern oder Bewohnern zu hinterlegen und jederzeit wieder aufzurufen.
INHALTSVERZEICHNIS
- Voreinstellungen überprüfen
- Nachweismanagement öffnen
- Ordnerstruktur anlegen und organisieren
- Dokumente und Nachweise hinzufügen
- Dokumente verwalten
- Nachweise für Abrechnungen speichern
- Wichtige Hinweise
Voreinstellungen überprüfen
Bevor Sie Dokumente speichern, sollten Sie überprüfen, ob der Speicherpfad für Nachweisdokumente korrekt eingerichtet ist.
- Öffnen Sie Win-CASA.
- Wechseln Sie zum Register Verwaltung.
- Öffnen Sie das Unterregister Objekte und Wohnungen.
- Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen.
- Wählen Sie den Menüpunkt 18 – Nachweisdokumente.
Hier können Sie den Speicherpfad festlegen, in dem Ihre Nachweisdokumente abgelegt werden.
Hinweis bei Netzwerkversionen:
Wenn Sie Win-CASA in einer Netzwerkversion nutzen, muss auf allen Arbeitsplatzrechnern derselbe Pfad zum Serverordner hinterlegt sein.
Nachweismanagement öffnen
Das Nachweismanagement können Sie auf zwei Arten öffnen:
Variante 1 – Schnellzugriff
Über das Schnellstartsymbol rechts neben dem Register Abrechnungen.
Variante 2 – Über das Menü
- Öffnen Sie das Register Verwaltung.
- Wechseln Sie zu Objekte und Wohnungen.
- Klicken Sie auf Weitere Funktionen.
- Wählen Sie Dokumente / Nachweise.
Ordnerstruktur anlegen und organisieren
Im Nachweismanagement befindet sich auf der linken Seite eine Ordnerstruktur, die Sie individuell anpassen können.
Sie können beispielsweise Hauptgruppen wie folgende anlegen:
- Abrechnungen
- Buchhaltung
- Pläne
- Schriftverkehr
- Verträge
Innerhalb dieser Hauptgruppen können Sie weitere Unterordner erstellen, zum Beispiel:
Abrechnungen
- Hausabrechnung
- Nebenkostenabrechnung
Neue Ordner erstellen
- Rechtsklick auf einen bestehenden Ordner.
- Wählen Sie Neue Hauptgruppe oder Neuer Unterordner.
- Geben Sie einen Namen ein.
- Bestätigen Sie die Eingabe.
Dokumente und Nachweise hinzufügen
Um einen neuen Nachweis zu erstellen:
- Markieren Sie links den gewünschten Ordner.
- Klicken Sie oben auf Neu.
Es öffnet sich ein Eingabefenster.
Hier können Sie folgende Informationen hinterlegen:
- Datum
- Uhrzeit
- Betreff
- Bemerkungen
Zusätzlich können Sie den Nachweis zuordnen zu:
- einem Objekt
- einer Einheit
- einem Eigentümer
- einem Bewohner
- einem Kontakt
Dokumente hinzufügen
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wählen Sie die Datei auf Ihrer Festplatte aus.
- Speichern Sie den Nachweis.
Es können mehrere Dokumente zu einem Nachweis hinzugefügt werden.
Über Entfernen lassen sich Dokumente wieder löschen.
Optional können Sie die Einstellung aktivieren:
„Hinzugefügte Dokumente automatisch in den Nachweisordner kopieren“
Dadurch wird die Datei automatisch in den zuvor definierten Nachweispfad kopiert.
Dokumente verwalten
Gespeicherte Nachweise können im Nachweismanagement aufgerufen und verwaltet werden.
Dazu wählen Sie:
- links den passenden Ordner
- oben das Objekt
- ggf. die Einheit
- den passenden Zeitraum
Der Nachweis erscheint in der Liste in der Mitte.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des Dokuments.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
- Nachweis öffnen
- neuen Nachweis erstellen
- Nachweis löschen
- Nachweis kopieren
- Nachweis in einen anderen Ordner verschieben
- Liste der Nachweise drucken
- Nachweis per E-Mail versenden
- Datenexport der Liste im CSV-Format
Nachweise für Abrechnungen speichern
Nachweise können auch direkt aus Abrechnungen heraus erstellt und gespeichert werden.
- Öffnen Sie im Register Abrechnungen eine WEG- oder Nebenkostenabrechnung.
- Wählen Sie die gewünschten Eigentümer oder Mieter aus.
- Klicken Sie zweimal auf Weiter.
Im folgenden Fenster können Sie:
- einen Ordner auswählen
- den Nachweis speichern
Der Nachweis wird anschließend automatisch im Nachweismanagement abgelegt.
Wichtige Hinweise
- Stellen Sie sicher, dass der Nachweispfad korrekt eingerichtet ist.
- Achten Sie darauf, beim Suchen von Dokumenten den richtigen Zeitraum einzustellen.
- Bei Netzwerkversionen muss der Dokumentenpfad auf allen Arbeitsplätzen identisch sein.
Wenn Sie weitere Fragen zum Nachweismanagement haben, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.
