Willkommen zu unserer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mithilfe der Win-CASA Hausverwaltungssoftware problemlos eine Wohnung für einen Bewohner & Eigentümer anlegen können. Diese Anleitung bietet Ihnen eine klare Übersicht über den Prozess, um Ihre Hausverwaltung effizienter zu gestalten.

INHALTSVERZEICHNIS

Wohnung anlegen für Bewohner

Schritt 1: Anlegen einer neuen Wohnung für Bewohner

Der erste Schritt in unserem Schnellstart-Video ist das Anlegen einer neuen Wohnung für einen Bewohner. Wenn Sie sich bereits mit den grundlegenden Funktionen von Win-CASA vertraut gemacht haben, können Sie direkt in den Prozess einsteigen. Falls nicht, empfehlen wir Ihnen, sich unser Video zu den ersten Schritten in Casa Bewohner und Eigentümer anzusehen, um die nötigen Grundlagen zu erlernen.

Schritt 2: Festlegen der Wohnungsnummer

Die Flexibilität von Win-CASA ermöglicht es Ihnen, die Wohnungsnummer nach Ihren Vorstellungen zu gestalten. Beachten Sie jedoch, dass diese Nummer später nicht mehr verändert werden kann. Dies trägt zur Struktur und Organisation Ihrer Immobilienverwaltung bei.

Schritt 3: Bewohner auswählen und hinzufügen

Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Bewohner aus einer vordefinierten Liste auszuwählen oder neue Bewohner direkt hinzuzufügen. Dies gewährleistet eine schnelle und einfache Zuordnung von Bewohnern zu den entsprechenden Wohnungen.

Schritt 4: Verträge und Zahlungen festlegen

Die Register "Vertrag" und "Zahlungen" ermöglichen Ihnen die Definition von Vertragsdetails wie Einzugsdatum und die Festlegung von Miete, Betriebskosten und Heizkosten. Hier können Sie auch Zahlungsbeginn, Vertragsart und weitere relevante Informationen eintragen.

Schritt 5: Gewerbliche Einheiten und Lastschrift-Einzugsermächtigung

Win-CASA berücksichtigt auch gewerbliche Einheiten, für die spezifische Informationen wie Mehrwertsteuersätze relevant sind. Falls ein Bewohner Lastschrift verwendet, bietet die Software die Möglichkeit, dies einfach einzurichten.

Schritt 6: Umlageschlüssel, Zusatzinformationen und Speichern der Wohnung

Die Software ermöglicht die Zuordnung von Umlageschlüsseln wie Quadratmetern oder Wohneinheiten zu den Wohnungen. Zusätzliche Adressen, Notizen, Daten und sogar Fotos können ebenfalls erfasst werden, um eine umfassende Immobilienverwaltung zu gewährleisten.

Wohnung anlegen für Eigentümer

Schritt 1: Wohnungsanlage und Grundlegende Informationen

Öffnen Sie die Win-CASA Software und wählen Sie den Bereich "Wohnung anlegen" aus. Starten Sie, indem Sie die Wohnungsnummer festlegen. Diese Nummer ist eindeutig und kann später nicht geändert werden. Wählen Sie den Eigentümer aus der Liste oder fügen Sie einen neuen Eigentümer hinzu, falls dieser fehlt. Geben Sie die Wohnungsbezeichnung ein, um die Einheit zu kennzeichnen.

Schritt 2: Zusätzliche Informationen hinzufügen

Wechseln Sie zum Register "Zahlungen" und tragen Sie das Kaufdatum ein. Speichern Sie die Wohnung, bevor Sie Hausgeld und Rücklage eingeben können. Bei gewerblichen Einheiten, wählen Sie "gewerbliche Eigentümer" im rechten Fensterbereich. Für Eigentümer mit Lastschrift, aktivieren Sie "Lastschrift Einzugsermächtigung" und vervollständigen Sie das SEPA Mandat im Register "Bankverbindung und SEPA Lastschriftmandat". Im Register "Anteile und Zähler" können Sie Umlageschlüssel-Werte eintragen, entweder sofort oder später.

Schritt 3: Weitere Eigentümer und Notizen

Unter "weitere Eigentümer" können Sie zusätzliche Miteigentümer und Haupteigentümer hinzufügen. Verwenden Sie die Register "Notizen", "sonstige Daten" oder "Fotos" für weitere Informationen zur Wohnung.

Schritt 4: Hausgeld und Rücklage festlegen

Öffnen Sie die Wohnung Stammdaten erneut und wählen Sie das Register "Zahlungen". Für das Hausgeld, klicken Sie auf "Hausgeld" und dann auf den grünen Plusschalter. Geben Sie das Datum und den Betrag für das Hausgeld ein. Wiederholen Sie den Schritt für die Rücklage.

Schritt 5: Abschluss

Speichern Sie alle Daten. Bei gemischten Objekten nutzen Sie die Register "Bewohner" und "Eigentümer" entsprechend.

Wohneinheiten trennen- Wohnungen zusammenlegen

In einem Mehrparteien-Haus kann es vorkommen, dass eine Wohnung geteilt oder zwei Wohnungen zusammengelegt werden.

Wie hier genau in Win-CASA vorzugehen ist, wird in folgendem Beitrag beschrieben:

Eine Wohneinheit wird geteilt

Öffnen Sie im Register „Verwaltung“ die Stammdaten dieser Wohneinheit und geben bei Bewohnern im Register „Vertrag“ und beim Eigentümer im Register „Zahlungen“ das Auszugs-Datum/Verkaufs-Datum an, zu welchem Tag die Wohnung aufgeteilt wird.
Im Anschluss führen Sie im Register Bewohner/Eigentümer unten einen Bewohnerwechsel/Eigentümerwechsel durch. Dies ist notwendig, auch wenn die Bewohner/Eigentümer dieselben bleiben.
Nun kann über „Auswählen“ der künftige Bewohner/Eigentümer dieser Wohneinheit ausgewählt werden.
Um die neu entstandene Einheit abzubilden, muss eine neue Wohneinheit angelegt werden. Die Wohnungsnummern kann man nachträglich nicht mehr abändern, daher müssten Sie die nächste freie Wohnungsnummer nehmen und dort mit dem richtigen Einzugs-/Kauf-Datum den neuen Bewohner/Eigentümer auswählen.

Folgende zwei weiteren Schritte sind noch notwendig, um später richtig abrechnen zu können:

Für die neu entstandene Einheit muss einen Leerstand für die Zeit eingefügt werden, in welcher die Wohnung noch nicht geteilt war. Wie dies genau funktioniert, lesen Sie hier: https://www.software24.com/blog/verwaltung/nachtraeglicher-bewohnerleerstandswechsel/

Die Wohnflächen und weitere Anteile müssen getrennt dargestellt werden. Daher müssen für diesen Abrechnungszeitraum die Wohnflächen- Umlageschlüssel umgestellt werden von „Anteilig“ auf „x Tage“. Die Vorgehensweise ist hier beschrieben: https://www.software24.com/blog/2016/06/16/nderung-der-wohnflche-whrend-des-jahres/

Aus zwei Wohneinheiten wird eine Einheit

Öffnen Sie in beiden Wohnungen im Register „Verwaltung“ die Stammdaten dieser Wohneinheit und geben bei Bewohnern im Register „Vertrag“ und beim Eigentümer im Register „Zahlungen“ das Auszugs-Datum/Verkaufs-Datum an, zu welchem Tag die Wohnung zusammengeführt wird.
Im Anschluss führen Sie in beiden Wohnungen im Register Bewohner/Eigentümer unten einen Bewohnerwechsel/Eigentümerwechsel durch. Dies ist notwendig, auch wenn die Bewohner/Eigentümer dieselben bleiben.
Nun kann in der Einheit, die bestehen bleiben soll über „Auswählen“ der künftige Bewohner/Eigentümer dieser Wohneinheit ausgewählt werden.
In der anderen Einheit, welche nicht weitergeführt werden soll, tragen Sie den Status „Leerstand“ ein und setzen hier den Haken bei „Konto ist inaktiv (bei der Auswahl in Buchen und Listen nicht mehr anzeigen)“. Dann wird diese Einheit beim Buchen nicht mehr vorgeschlagen.

Um für den Zeitraum vor der Zusammenlegung eine andere Wohnfläche eingeben zu können, müssen die Umlageschlüssel ebenfalls für diesen Abrechnungszeitraum umgestellt werden. Dies ist nur dann notwendig, wenn die Zusammenlegung während des Jahres und nicht zum Abrechnungszeitraum-Ende erfolgt:

https://www.software24.com/blog/2016/06/16/nderung-der-wohnflche-whrend-des-jahres/

Da die Wohnungen zusammengelegt wurden, müssen nun die qm verändert werden. Die gesamte Wohnfläche läuft nun nur noch auf die aktive Einheit und muss dort im Register „Anteile & Zähler“ erhöht werden. In der Wohnung, welche nicht weitergeführt werden soll, setzen Sie die Wohnfläche auf 0 qm.

Die Wohneinheit, welche nicht weitergeführt wird, darf nicht gelöscht werden, da sonst ebenfalls Buchungen gelöscht werden. Die Wohnungsnummer bleibt also belegt und kann nicht neu verwendet werden.

Fazit

Die Win-CASA Hausverwaltung Software ermöglicht es Ihnen, den gesamten Prozess der Wohnungsverwaltung effizient und systematisch zu gestalten. Von der Zuordnung von Bewohnern über Vertragsdetails bis hin zu Zahlungen und Umlageschlüsseln bietet Win-CASA eine umfassende Lösung, die Ihnen Zeit und Aufwand spart.

Wohnung anlegen & verwalten