Die folgende Anleitung beschreibt die korrekte Bedienung des DATEV-Moduls von Win-CASA.
Zu allererst öffnen Sie unter dem Registerreiter „Verwaltung“, „Objekte & Wohnungen“ rechts oben die „Einstellungen“. Wählen Sie auf der linken Seite die Rubrik „Optionen“ und anschließend auf der rechten Seite das Register „DATEV/CAEXIM-Modul“.
Hier können Sie den DATEV-Kontenrahmen voreinstellen. Zur Auswahl stehen sowohl der SKR03 als auch der SKR04. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, auch eigene Konten anzulegen, siehe Beschreibung weiter unten.
In der Maske können Sie außerdem die Sachkontennummernlänge einstellen.
Bitte beachten Sie, dass die Länge aller zugeordneten DATEV-Kontonummern, bis auf die Debitoren/Kreditoren und ohne führende Nullen, die eingestellte Länge NICHT überschreitet. Die Debitoren/Kreditoren haben die Besonderheit, immer eine Stelle mehr haben zu müssen als die Länge der anderen Konten. Das bedeutet, Sie stellen z.B. 4 als Länge ein; die Debitoren/Kreditoren müssen 5-stellige DATEV-Kontonummern bekommen (10000-99999), die der anderen Konten dürfen maximal 4 (<1000) haben.
Ein weiteres Beispiel: Sie stellen 7 als Länge ein; die Debitoren/Kreditoren müssen 8-stellige DATEV-Kontonummern bekommen (10000000-99999999), die der anderen Konten dürfen maximal 7 (<1000000) haben.
Als nächsten Schritt schließen Sie die Einstellungen wieder und klicken unter dem Registerreiter „Verwaltung“ auf das Unterregister „Konten“.
Im Kontenrahmen ordnen Sie jedem Konto, welches an den Steuerberater übergeben werden soll, ein entsprechendes DATEV- Konto zu. Hierzu führen Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Konto durch und klicken anschließend bei dem Punkt DATEV- Konto auf das Lupen-Symbol.
In der darauf folgenden Maske wählen Sie das DATEV-Konto aus und klicken oben auf Auswahl. Über den Schalter „Neu“ können auch eigene Konten angelegt werden.
Wenn Sie die Umsatzsteuer der einzelnen Buchungen an den Steuerberater übergeben möchten, müssen Sie das DATEV-Konto zuerst bearbeiten und ein Häkchen bei „Kein Automatikkonto (UST-Schlüssel exportieren)“ setzen.
WICHTIG: Auch bei den aktiven Bestandskonten (Banken) muss ein DATEV-Konto hinterlegt werden.
Bei den Einnahmen gibt es folgende Besonderheit:
Möchten Sie die Zahlungen der Debitoren (Bewohner/Eigentümer) exportieren, müssen Sie lediglich den Debitoren und der Bank ein DATEV-Konto zuweisen. In manchen Fällen will der Steuerberater aber auch die Sollstellungen hierzu übertragen haben. Dazu müssen Sie den Vorauszahlungskonten (Kontenrahmen - Einnahmen, die 60000er Konten) ebenfalls ein DATEV-Konto zuweisen.
Um eine Liste über alle Konten samt DATEV-Zuordnung zu erhalten, klicken Sie im Kontenrahmen auf das Drucker-Symbol und wählen im nächsten Fenster oben den Bericht „Liste der Konten über alle Kontenklassen“.
Aus der angezeigten Liste wird schnell ersichtlich, wenn bei einem Konto die DATEV-Zuordnung noch fehlt.
Im Anschluss klicken Sie unter dem Registerreiter „Buchhaltung“ den Schalter „DATEV“ an. Über den Button „Neu“ haben Sie nun die Möglichkeit, einen neuen Mandaten anzulegen.
In der nächsten Maske vervollständigen Sie die Kontaktdaten und wählen über den Register „Zugeordnete Objekte“ die zum Export vorgesehenen Objekte aus. Danach speichern Sie die Daten.
Über den Schalter „Primanota und DATEV-Export“ gelangen Sie in das nächste Fenster.
Hier wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und klicken auf den Schalter „DATEV-Export“.
Die erzeugte DATEV-Datei können Sie nunmehr beispielsweise an Ihren Steuerberater übergeben (z.B. per E-Mail).
Optional möglich: DATEV-Buchungsstapel einlesen (Sie finden diesen Schalter im Registerreiter Buchhaltung).
Diese Funktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Buchungsstapel aus DATEV einzulesen. Im Anschluss werden in Win-CASA automatisch offene Posten und bei Bedarf Überweisungen erzeugt.
Grundvoraussetzung zur Nutzung der Funktion ist, dass Sie aus Ihrem DATEV-Programm eine gültige csv-Datei erstellt haben.
Die in der Datei vorhandenen Kontonummern (Ausgabekonten und Lieferanten) müssen in Win-CASA erfasst sein, ansonsten können die Umsätze nicht weiter verarbeitet werden.
Folgende Schritte müssen nacheinander durchgeführt werden:
1. Wählen Sie die csv-Datei über den Lupen-Schalter aus.
2. In der Spalte "Status" wird danach angezeigt, ob Win-CASA die Kontonummern erkannt hat oder nicht.
3. Wenn Win-CASA zusätzlich zu den offenen Posten auch eine Überweisung erzeugen soll, setzen Sie oben den Haken bei "Überweisungen erzeugen".
Hinweis: Eine Überweisung wird nur automatisch erzeugt, wenn bei dem Lieferanten die Girokonto-Daten im Reiter „Bankverbindung“ vollständig hinterlegt sind.
4. Klick auf Schalter "Offene Posten für grüne Positionen erstellen": Die offenen Posten (Sollstellungen) und Überweisungen (nur wenn Haken bei "Überweisungen erzeugen" gesetzt wurde) werden erzeugt.
Tipp: Bitte beachten Sie auch den Hinweis ganz unten in der Maske.
