In Eigentümerversammlungen gibt es immer wieder verschiedene Themen, über welche abgestimmt werden müssen. Sobald ein Beschluss angenommen oder abgelehnt wurde, muss dieser in Form einer Beschlusssammlung protokolliert und erfasst werden, was rechtlich verpflichtend ist.
Die Pflichten zum Führen einer Beschlusssammlung, die wichtigsten Punkte des Inhalts sowie die Frage, warum dies überhaupt notwendig ist, werden hier genauer erläutert:
https://www.hausverwaltung-ratgeber.de/die-beschlusssammlung-historie-einer-weg.html
Über das Register „Verwaltung“ – Unterregister „WEG“ können bei „Beschlüsse“ alle einzelnen Beschlüsse aus Eigentümerversammlungen ausführlich erfasst werden. Ebenso können alle Beschlüsse in Form einer Liste ausgedruckt und z.B. an den Verwaltungsbeirat weiter gegeben werden.
Wie lange Beschlüsse aufbewahrt werden müssen, wird hier erläutert:
https://kanzlei-picaper.de/article-details.html?post=4
Die Beschlusssammlung in Win-CASA
Um Beschlüsse in der Beschlusssammlung zu hinterlegen gibt es zwei Möglichkeiten:
- Möglichkeit 1:
Über das Register „Verwaltung“ – Unterregister „WEG“ kann bei „Versammlung“ die Eigentümerversammlung erstellt werden. Dort können im Punkt 3. „Themen der Versammlung bearbeiten“ alle Themen zur Versammlung aufgenommen werden. Über das optionale Klickfeld am unteren Fensterrand „Themen in die Beschlusssammlung übernehmen“ wird festgelegt, welche Themen nach der Versammlung in die Beschlusssammlung übernommen werden sollen.
Mit dem Punkt 5. „Themen in die Beschlusssammlung übernehmen“ werden die entsprechenden Themen mit der Angabe des Bearbeiters, der Stichworte und der Art der Versammlung letztendlich übernommen.
- Möglichkeit 2:
Über das Register „Verwaltung“ – Unterregister „WEG“ kann bei „Beschlüsse“ jeder Beschluss einzeln, manuell erfasst und kopiert werden.
Alle Beschlüsse können hier, je nach oben eingestellter Filter-Funktion erstellt, kopiert, bearbeitet und gelöscht werden:
Angaben zum Beschluss
Innerhalb eines Beschlusses können folgende Angaben getätigt werden:
Neben der Angabe einer laufenden Nummer können Sie auch eine "Gehört zu Lfd. Nr." angeben. Das ist notwendig, wenn Beschlüsse auf vorherige Beschlüsse aufbauen bzw. eine Ergänzung darstellen.
Die Art der Versammlung, das Datum, der Versammlungsort, der Bearbeiter, das Thema und das Stichwort können ebenfalls angegeben werden.
Der Wortlaut ist der Inhalt des Beschlusses. Wenn die Beschlüsse aus der Eigentümerversammlung heraus übernommen werden, ist dies der Text, welcher unter dem entsprechenden, abzustimmenden Tagesordnungspunkt angegeben wurde.
Zusätzlich können noch weitere Vermerke wie z.B. rechtskräftig, abgelehnt, mehrheitlich angenommen, angefochten mit Klage oder weitere Ergänzungen notiert werden.
Um zum Beschluss Angebote, Urteile, Rechnungen, Baupläne oder Sonstiges anzuhängen, gibt es unten die Funktion mehrere Dokumente hinzuzufügen. Dies kann wichtig sein, wie in folgendem Link zu lesen ist, um einen genaueren Bezug zu dem Beschluss zu nehmen:
https://www.haufe.de/immobilien/verwaltung/bgh-beschluss-kann-auf-andere-dokumente-bezug- nehmen_258_363884.html
NEU: Ab Win-CASA 2020 kann man einen Beschluss direkt in eine Aufgabe oder einen Vorgang umwandeln um diesen im CRM-Modul fortzuführen.
Informationen zur „WEG Reform 2020“ können unter folgendem Link eingeholt werden. Umstellungen im System werden erst erfolgen, sobald die Reform als rechtlich verpflichtend gültig ist:
https://www.haufe.de/immobilien/wirtschaft-politik/weg-reform_84342_460970.html
