E-Rechnung mit Win-CASA: Eine umfassende Einführung : Software24.com Helpdesk

Mit der E-Rechnung wird die Buchhaltung zunehmend digitalisiert, um Prozesse effizienter und rechtssicherer zu gestalten. Die Win-CASA Software unterstützt die E-Rechnung und erleichtert die automatische Verarbeitung von Rechnungen für Hausverwaltungen und Verwalter. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine E-Rechnung ist, welche Formate unterstützt werden und wie Sie diese in Win-CASA nutzen können.

INHALTSVERZEICHNIS

Video zum Thema
Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnungsformate in Deutschland
E-Rechnungspflicht
E-Rechnung in Win-CASA
Partnerlösungen für die automatisierte Verarbeitung

FAQ zur E-Rechnung mit Win-CASA

Video zum Thema

Sehen Sie sich unser detailliertes Video zur E-Rechnung mit Win-CASA auf YouTube an:

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, elektronisches Format, das den Austausch und die automatische Weiterverarbeitung von Rechnungen ohne visuelle Komponente ermöglicht. Zu den zulässigen Formaten in Deutschland gehören das XML-basierte Format XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD, das eine XML-Datei und eine visuelle PDF-Komponente kombiniert. Diese strukturierten Formate sind erforderlich, da einfache PDF- oder Bilddateien nicht die Voraussetzungen für die E-Rechnung erfüllen.

E-Rechnungsformate in Deutschland

XRechnung: Ein rein XML-basiertes Format, das nicht visuell lesbar ist und sich besonders für die automatische Weiterverarbeitung eignet.
ZUGFeRD: Ein hybrides Format mit einer PDF-Darstellung und einer eingebetteten XML-Datei. Dieses Format ist besonders geeignet, wenn eine visuelle Darstellung gewünscht ist.

Beide Formate sind standardisiert und für die meisten Programme auslesbar, die den E-Rechnungsaustausch in Deutschland unterstützen.

E-Rechnungspflicht

Ab dem 1. Januar 2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen. Danach gibt es keine rechtliche Grundlage mehr, um auf Papierrechnungen oder unstrukturierte PDFs zu bestehen. Ab 2028 sind E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend. Übergangsfristen ermöglichen es jedoch, bis Ende 2026 (oder 2027 für Unternehmen mit geringem Umsatz) weiterhin mit Zustimmung des Empfängers alternative Rechnungsformate zu nutzen.

E-Rechnung in Win-CASA

Win-CASA bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Rechnungen einfach zu erstellen und zu versenden, speziell für gewerbliche Abrechnungen:

Formate und Einstellungen: Wählen Sie zwischen XRechnung und ZUGFeRD und legen Sie die gewünschte Versionsnummer fest. Die neueste Version (3.01) wird empfohlen.
Prüfbericht: Vor dem Versenden kann ein Prüfbericht erstellt werden, um Fehler wie falsche Adressdaten oder fehlende Bankverbindungen zu identifizieren.
Anzeige von E-Rechnungen: Eingehende XRechnungen (XML) und ZUGFeRD-Dokumente können in Win-CASA visualisiert werden, um relevante Rechnungsinformationen direkt einsehen zu können.

Partnerlösungen für die automatisierte Verarbeitung

Für einen optimierten Rechnungsprozess bietet Win-CASA Anbindungen an Partnerunternehmen wie Tutum und iDWELL, die - wie bisher für gescannte Rechnungen - automatische Rechnungseingangsprozesse und eine effiziente Verarbeitung von Buchungssätzen ermöglichen.

FAQ zur E-Rechnung mit Win-CASA

1. Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer normalen digitalen Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, elektronisches Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist. PDF- oder Word-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen, da sie unstrukturiert sind und nicht direkt ausgelesen werden können.

2. Welche Rechnungsformate unterstützt Win-CASA?

Win-CASA unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Sie können zwischen den Versionen 2.3.1 und 3.01 wählen, abhängig von den Anforderungen Ihres Geschäftspartners.

3. Wer muss E-Rechnungen verwenden?

Alle inländischen Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung besteht die Pflicht ab dem 1. Januar 2028, mit Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027.

4. Was passiert, wenn ich die Option „Prüfbericht“ in Win-CASA aktiviere?

Bei aktivierter Option wird ein Prüfbericht erstellt, der mögliche Fehler in der XML-Datei (z. B. fehlende Adressdaten) anzeigt, bevor die E-Rechnung versendet wird. Dies hilft, potenzielle Probleme vor der Übermittlung zu beheben.

5. Kann ich auch Rechnungen an Privatpersonen als E-Rechnung versenden?

Nein, die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Beziehungen. Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und werden in Win-CASA derzeit nicht als E-Rechnungen ausgegeben. Dies spart Zeit bei Erstellung und Versand.

6. Wie kann ich in Win-CASA eine eingehende E-Rechnung anzeigen?

Nutzen Sie die Funktion „E-Rechnung anzeigen“ im Bereich Buchhaltung. Hier können Sie Informationen zu XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt einsehen und für die Buchhaltung übernehmen.

7. Muss ich E-Rechnungen in einem speziellen Format archivieren?

Ja, E-Rechnungen müssen revisionssicher und im ursprünglichen Format archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt derzeit zehn Jahre.

8. Gibt es Unterstützung bei der automatischen Verarbeitung von E-Rechnungen?

Ja, Win-CASA bietet Anbindungen an Partnerlösungen wie Tutum und iDWELL, die automatisierte Prozesse für den Rechnungseingang bereitstellen und den Buchungsprozess vereinfachen.

9. Welche Daten müssen in einer E-Rechnung enthalten sein?

Eine E-Rechnung muss die gleichen Daten wie eine herkömmliche Rechnung enthalten, darunter Rechnungsnummer, Datum, Empfänger- und Absenderinformationen, Steuerbeträge sowie detaillierte Positionen der Rechnungsinhalte. Diese Informationen werden in strukturierter Form bereitgestellt, um die automatische Verarbeitung zu gewährleisten.

10. Wie kann ich das E-Rechnungsformat in Win-CASA festlegen?

In Win-CASA haben Sie die Möglichkeit, das Format für E-Rechnungen unter „Einstellungen“ zu wählen. Sie können zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählen und die entsprechende Versionsnummer festlegen, je nach den Anforderungen Ihres Geschäftspartners.

11. Wie aktiviere ich die E-Rechnung für gewerbliche Abrechnungen?

Die E-Rechnungsfunktion ist für gewerbliche Abrechnungen in Win-CASA integriert. Um sie zu aktivieren, gehen Sie in die Einstellungen und wählen Sie die Option „E-Rechnung verwenden“. Danach können Sie das Ausgabeformat (XRechnung oder ZUGFeRD) und die Version anpassen.

12. Was ist der Unterschied zwischen den Versionen 2.3.1 und 3.01 von ZUGFeRD?

Die Version 3.01 ist die aktuellste und beinhaltet zusätzliche Funktionen und Kompatibilitätsoptionen. Falls Ihr Geschäftspartner ältere Versionen nutzt, kann es erforderlich sein, die Version 2.3.1 zu wählen. Im Allgemeinen wird jedoch empfohlen, die neueste Version zu verwenden.

13. Kann ich E-Rechnungen manuell bearbeiten?

Nein, die E-Rechnung muss revisionssicher und unveränderbar gespeichert werden. Änderungen oder Bearbeitungen sind nach der Erstellung der Rechnung nicht zulässig, um die gesetzliche Nachvollziehbarkeit und Integrität zu gewährleisten.

14. Welche Übergangsfristen gelten, wenn ich noch nicht vollständig auf E-Rechnung umgestellt habe?

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen auch in alternativen Formaten wie Papier oder PDF versendet werden, jedoch nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers. Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro im Vorjahr haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sind ausschließlich E-Rechnungen zulässig.

15. Was passiert, wenn mein Geschäftspartner keine E-Rechnung empfangen kann?

Sollte Ihr Geschäftspartner technisch nicht in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, können Sie innerhalb der Übergangsfristen weiterhin alternative Formate wie PDF nutzen, sofern dies ausdrücklich mit dem Empfänger abgestimmt wurde.

16. Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden?

Um die gesetzliche Revisionssicherheit zu gewährleisten, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) wie DocuWare, das eine unveränderbare und sichere Speicherung im Originalformat bietet. Dies stellt sicher, dass die E-Rechnung jederzeit les- und auswertbar bleibt. Unter bestimmten Voraussetzungen kann auch der Microsoft-Cloud-Speicher Sharepoint genutzt werden.

17. Wie bereite ich mein Unternehmen auf den E-Rechnungsempfang ab dem 1. Januar 2025 vor?

Stellen Sie sicher, dass Sie eine spezielle E-Mail-Adresse (z. B. rechnung@unternehmen.de) für den Rechnungsempfang eingerichtet haben und Ihre Software für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet ist. Win-CASA bietet eine Anzeigeoption für XRechnungen, die als XML-Dateien versendet werden, sodass Sie alle relevanten Daten schnell einsehen können.

18. Kann ich E-Rechnungen für private Abrechnungen verwenden?

Nein, die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich den B2B-Bereich. Private Abrechnungen, wie an Bewohner oder Eigentümer, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und werden derzeit in Win-CASA nicht als E-Rechnung ausgegeben.

19. Gibt es eine automatische Validierung für E-Rechnungen in Win-CASA?

Ja, Win-CASA bietet die Möglichkeit eines Prüfberichts. Dieser Bericht identifiziert potenzielle Fehler, wie unvollständige Adressangaben oder falsche Bankdaten, bevor die E-Rechnung versendet wird, und ermöglicht so eine korrekte Rechnungsstellung.

20. Kann ich Rechnungen an ausländische Geschäftspartner als E-Rechnung versenden?

Für Rechnungen an ausländische Unternehmen gelten länderspezifische Anforderungen. E-Rechnungen sind nur für inländische Geschäftsbeziehungen in Deutschland verpflichtend. Für internationale Geschäftspartner sollte die Kompatibilität und Akzeptanz von E-Rechnungen vorab geklärt werden. Viele europäische Länder nutzen abweichende Rechnungsformate.

21. Was ist zu tun, wenn ein Fehler in der XML-Datei einer E-Rechnung auftritt?

Sollte beim Erstellen der E-Rechnung ein Fehler auftreten, zeigt der Prüfbericht in Win-CASA detailliert an, welche Daten problematisch sind. Nach Korrektur der fehlerhaften Angaben können Sie die Rechnung erneut erstellen und versenden.

22. Werden meine bestehenden Verträge und Update-Vereinbarungen mit Win-CASA automatisch auf die E-Rechnungspflicht aktualisiert?

Ja, Bestandskunden mit den Paketen Starter, Professional, oder Premium oder anderen Update-Verträgen bzw. Update-Abos erhalten das E-Rechnungs-Feature automatisch freigeschaltet. Es fallen keine Zusatzkosten an.

23. Kann ich eine E-Rechnung nachträglich in Win-CASA erstellen, wenn ich zunächst eine Papierrechnung verwendet habe?

Nachträgliche Änderungen und die Erstellung einer E-Rechnung für bereits versendete Papierrechnungen sind technisch möglich, jedoch sollten solche Fälle innerhalb der gesetzlichen Vorgaben geprüft und mit dem Empfänger abgestimmt werden.

E-Rechnung mit Win-CASA: Eine umfassende Einführung