Im Zuge der kontinuierlichen Verbesserung unseres digitalen Service-Portals haben wir basierend auf Ihrem Feedback wichtige neue Funktionen entwickelt. Diese Neuerungen erleichtern die Arbeit von Hausverwaltungen und bieten Mieter:innen und Eigentümer:innen mehr Komfort und Transparenz.
Das Update wird eingespielt am:
Mittwoch, 02.04.2025
Zu dieser Zeit kann es zu längeren Beeinträchtigungen des Portals kommen. Wir gehen jedoch nicht von länger anhaltenden Einschränkungen aus.
INHALTSVERZEICHNIS
Funktionen für Mieter und Eigentümer
Mehr Sicherheit: Zweifaktor-Authentifizierung (2FA)
Die Zweifaktor-Authentifizierung (2FA) ist jetzt im Win-CASA Onlineportal verfügbar und sorgt für mehr Sicherheit beim Login. Nutzer können die 2FA über eine Authentifizierungs-App wie Google Authenticator oder Microsoft Authenticator aktivieren.
So aktivieren Sie 2FA:
- Melden Sie sich im Onlineportal an und navigieren Sie zu Einstellungen (Zahnrad) → Sicherheit.
- Aktivieren Sie Zwei-Faktor-Authentifizierung.
- Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App.
- Geben Sie den generierten Code ein, um die Einrichtung abzuschließen.
Falls ein der Verwalter oder ein Nutzer keinen Zugriff mehr auf die Authenticator-App hat, kann er einen einmaligen Code für die hinterlegte E-Mail-Adresse anfordern. Mit diesem kann man sich wieder im Portal anmelden und die Zweifaktor-Authentifizierung deaktivieren.
Bequemere Anmeldung: Biometrische Authentifizierung mit Windows Hello & Apple Face ID
Die Anmeldung im Win-CASA Onlineportal ist nun noch einfacher: Nutzer können sich über Windows Hello oder Apple Face ID anmelden, anstatt jedes Mal ihr Passwort einzugeben.
So funktioniert es:
- Auf Windows-PCs kann Windows Hello genutzt werden (Fingerabdruck oder Gesichtserkennung).
- Auf Apple-Geräten ist die Anmeldung über Face ID oder Touch ID möglich.
- Die biometrische Anmeldung funktioniert sowohl in der mobilen App (zu diesem Zeitpunkt noch nicht veröffentlicht) als auch über den Browser.
Da die App technisch nur eine eingebettete Webanwendung seien wird, läuft die biometrische Authentifizierung im Browser genauso wie in der App.
Schneller Zugriff auf Dokumente: Verbesserte Filter- und Sortierfunktionen
Die Verwaltung von Dokumenten im Portal wurde verbessert. Nutzer können jetzt:
- Es ist nun möglich Dokumente welche Vorgängen zugeordnet sind, direkt mit diesem auf www.meineverwaltung24.de zu veröffentlichen. Diese werden für Bewohner und Eigentümer unter dem entsprechenden Vorgang im Portal gelistet. Es kann selbst entschieden werden ob alle oder nur bestimmte Dokumente eines Vorgangs übertragen werden sollen. Zudem können die Dokumente auf Wunsch jederzeit wieder entfernt bzw. weitere Dokumente hinzugefügt werden.
- Der Filter ''Nur neue'' ist nun per Standard deaktiviert. Es werden immer alle Dokumente und Kategorien angezeigt. Der Filter wird nur noch bei Bedarf aktiviert.
- Kategorien bleiben bei dem Setzen eines Filters eingeklappt. Dies verbessert die allgemeine Übersicht.
Wo finden Nutzer die neuen Funktionen?
- Unter dem Register ''Vorgänge'' werden direkt unter dem entsprechenden Vorgang, die beigefügten Dokumente gelistet.
- Die Suchfunktion wurde optimiert, um relevante Dokumente schneller zu finden.
Nutzen:
- Alle relevanten Dokumente sind direkt im jeweiligen Vorgang hinterlegt – kein Suchen mehr notwendig.
- Dokumente können nun klar zu bestimmten Anfragen oder Aufgaben zugeordnet werden.
- Mieter und Eigentümer haben bei Bedarf direkt Zugriff auf die Unterlagen, die zu ihrem Vorgang gehören.
Diese Funktion verbessert die Dokumentenverwaltung und Transparenz, sowohl für Verwalter als auch für Mieter/Eigentümer.
Diese Verbesserungen erleichtern es sowohl Mietern/Eigentümern als auch Verwaltern, benötigte Unterlagen ohne lange Suche zu finden.
Favorisierte Kontakte im Dashboard anzeigen
Mieter und Eigentümer können jetzt wichtige Ansprechpartner direkt im Dashboard (Register Kontakte des Onlineportals als Favoriten hinterlegen.
So setzen Nutzer einen Kontakt als Favorit:
- Im Register „Kontakte“ nach dem gewünschten Ansprechpartner suchen.
- Auf „Als Favorit markieren“ (Stern-Symbol) klicken.
- Der Kontakt erscheint nun dauerhaft auf der Pinnwand unter „Kontakte“.
Nutzen:
- Häufig genutzte Kontakte (z. B. Hausverwaltung, Hausmeister, Handwerker) sind sofort sichtbar und müssen nicht jedes Mal neu gesucht werden.
- Erleichtert die Kommunikation, da die wichtigsten Ansprechpartner schnell erreichbar sind.
Diese Neuerung macht das Portal für Mieter/Eigentümer komfortabler und reduziert den Verwaltungsaufwand für häufige Anfragen.
Funktionen für Verwalter
Erweiterte Benutzerverwaltung: Zugriffskontrolle und Nutzerverwaltung optimiert
Neue Funktionen in der Benutzerverwaltung:
- Portal-Zugänge gezielt verwalten: Verwalter können nun einsehen, wann sich ein Nutzer zuletzt eingeloggt hat oder ob er sich überhaupt schon einmal im Portal angemeldet hat. Zudem wird in einer zusätzlichen Spalte angezeigt ob der Nutzer die Tageszusammenfassung (Benachrichtigung per E-Mail) aktiviert hat.
Wo finden Verwalter die neuen Optionen?
- Im Bereich „Portalansicht als Mieter / Eigentümer“ gibt es jetzt das neue Login-Tracking und zeigt an, ob und wann sich ein Nutzer eingeloggt hat.
- Diese Funktion wurde auch in die Win-CASA Portalanwendung integriert. Mit einem Klick auf das Symbol ''Liste Zugänge mit letztem Login'' wird eine Übersicht aufgerufen in welcher ersichtlich ist wann und ob sich ein Portalnutzer angemeldet hat. Zudem kann in dieser Übersicht nach allen oder einem bestimmten Objekt selektiert werden. Über einen Zähler in dem unteren, rechten Bereich des Fensters ist ersichtlich, wie viele Zugänge insgesamt erteilt wurden und wie viele davon das Portal bereits nutzen bzw. genutzt haben.
Nutzen:
- Verbesserte Transparenz über die Nutzung des Portals und um sicherzustellen, dass alle Beteiligten aktiv informiert sind.
Sicherheits-Upgrade: PWA-Technologie für stabileren Zugriff
Das Onlineportal nutzt nun PWA-Technologie (Progressive Web App) für eine stabilere Nutzung auf verschiedenen Endgeräten.
Was bedeutet das für Nutzer?
- Bessere Performance: Die Ladezeiten im Portal sind schneller, insbesondere bei mobilen Geräten.
- Offline-Unterstützung: Bestimmte Inhalte können zwischengespeichert und auch ohne Internetverbindung aufgerufen werden.
- Bessere Stabilität: Die neue Technologie sorgt für weniger Abbrüche und eine zuverlässigere Nutzung des Portals.
Wie funktioniert es?
- Nutzer können in Zukunft das Portal als App-ähnliche Anwendung auf ihrem Smartphone oder Tablet installieren.
- Auf Android erscheint beim ersten Besuch des Portals eine Meldung, um die App zum Startbildschirm hinzuzufügen.
- Auf iOS (iPhone/iPad) kann das Portal über den „Zum Home-Bildschirm hinzufügen“-Button in Safari als PWA gespeichert werden.
Nutzen:
- Das Portal funktioniert jetzt flüssiger und fühlt sich auf mobilen Geräten mehr wie eine native App an.
- Durch die verbesserte Stabilität werden Wartezeiten reduziert und Unterbrechungen minimiert.
Erweitertes E-Mail-Protokoll: Nachverfolgung des E-Mail-Versands
Verwalter können jetzt detailliert nachverfolgen, ob und wann E-Mails aus dem System zugestellt wurden.
Neue Funktionen im E-Mail-Protokoll:
- Zustellstatus einsehen: Ob eine E-Mail erfolgreich zugestellt wurde oder fehlgeschlagen ist, wird nun im Protokoll angezeigt.
- Fehlermeldungen bei nicht zugestellten E-Mails: Wenn eine E-Mail nicht an den Empfänger zugestellt werden konnte (z. B. falsche Adresse, volles Postfach), wird der Grund im Protokoll hinterlegt.
- Zusätzliche BCC-Protokollierungsadresse: Auf Wunsch können Verwalter eine eigene BCC-Adresse hinterlegen, an die alle versendeten E-Mails weitergeleitet werden.
Wo finden Sie das E-Mail-Protokoll?
- Unter „Einstellungen“ → „E-Mail-Protokoll“ im Verwalterbereich des Portals.
Nutzen:
- Verwalter haben volle Transparenz über die Kommunikation und können im Nachhinein nachweisen, dass Informationen verschickt wurden.
- Falls ein Mieter oder Eigentümer behauptet, eine E-Mail nicht erhalten zu haben, kann die Zustellung überprüft werden.
