Wie werden Dokumente und Nachweise in Win-CASA abgelegt?

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Dokumente und Nachweise in Win-CASA ablegen und wieder aufrufen können. Folgen Sie den Anweisungen, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente korrekt hinterlegt sind.

Schritte zur Ablage von Dokumenten und Nachweisen:

1. Voreinstellungen überprüfen:

1. Öffnen Sie Win-CASA und navigieren Sie zu den Einstellungen.
2. Überprüfen Sie unter dem Menüpunkt 18 "Nachweisdokumente", ob der hinterlegte Pfad korrekt ist, damit Sie Ihre Dokumente wiederfinden können.
3. Bei einer Netzwerkversion stellen Sie sicher, dass der Pfad auf allen Rechnern gleich hinterlegt ist.

2. Dokumente und Nachweise aufrufen:

1. Sie können Dokumente und Nachweise über den Schnellzugriff oder über das Register "Objekte und Wohnungen" aufrufen.
2. Gehen Sie zu "weitere Funktionen" und dann zu "Dokumente und Nachweise".

3. Strukturieren und Hinzufügen von Dokumenten:

1. In der Maske "Dokumente und Nachweise" können Sie nach Objekten, Einheiten, Eigentümern, Bewohnern oder Kontakten filtern.
2. Stellen Sie die Liegenschaft und die Einheiten ein und wählen Sie den gewünschten Zeitraum.
3. Die Ordnerstruktur auf der linken Seite ist in Hauptgruppen wie Abrechnungen, Buchhaltungen, Pläne, Schriftverkehr und Verträge unterteilt. Innerhalb dieser Hauptgruppen können Sie zusätzliche Unterordner anlegen.
4. Um einen neuen Ordner oder eine neue Hauptgruppe anzulegen, machen Sie einen Rechtsklick und wählen Sie die entsprechende Option.
5. Benennen Sie den neuen Ordner und bestätigen Sie.

4. Dokumente hinzufügen:

1. Öffnen Sie den gewünschten Ordner und klicken Sie auf "Neues Dokument anlegen".
2. Erfassen Sie das Datum, den Betreff und gegebenenfalls eine Bemerkung.
3. Weisen Sie dem Dokument eine Einheit und einen Eigentümer zu, falls erforderlich.
4. Fügen Sie das Dokument über den Datei-Explorer hinzu und speichern Sie es.

5. Dokumente verwalten:

1. Sie können Dokumente direkt ausdrucken, per E-Mail versenden oder scannen.
2. Dokumente können als Wiedervorlage kopiert oder in ein anderes Archiv verschoben werden.
3. Über das Register "Abrechnungen" können Sie Einzelabrechnungen als Nachweis erstellen und in den entsprechenden Ordnern ablegen.

6. Beispiel für die Ablage eines Dokuments:

1. Gehen Sie über das Register "Abrechnungen" zu den Einzelabrechnungen.
2. Wählen Sie die WEG-Jahresabrechnung aus und erstellen Sie einen Nachweis.
3. Legen Sie den Nachweis im gewünschten Ordner ab und überprüfen Sie die Ablage über den Schnellzugriff.

Wichtige Hinweise:

• Achten Sie darauf, den Zeitraum korrekt einzustellen, um die Dokumente sichtbar zu machen.
• Stellen Sie sicher, dass der Pfad in den Voreinstellungen korrekt hinterlegt ist, damit die Dokumente abgespeichert werden können.

Bei weiteren Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an unseren Support. Wir helfen Ihnen gerne weiter!