In Win-CASA erfolgt die laufende Sollstellung in zwei Schritten: Zuerst erzeugen Sie die monatlichen Forderungen (Sollstellungen), anschließend buchen Sie die Zahlungseingänge darauf. Die Grundlogik ist bei Miete und Hausgeld gleich – Bewohner (Miete) und Eigentümer (Hausgeld) werden gemeinsam aus den vereinbarten Zahlungen sollgestellt. Es gibt keine getrennte Auswahl „Miete“ oder „Hausgeld“.
Voraussetzung:
Die laufenden Beträge (Miete, Betriebs-/Heizkostenvorauszahlung, Hausgeld, Rücklagen) sind in den Wohnungs- bzw. Objektstammdaten im Register Zahlungen hinterlegt (Verwaltung → Objekte & Wohnungen → Stammdaten Wohnung). Staffelmieten legen Sie dort über den Schalter für Staffeleinträge fest.
Schritt 1 – Sollstellungen erzeugen: Automatische Sollstellung
Menüpfad: Buchhaltung → Buchen → Automatische Sollstellung
- Wählen Sie den Umfang: Ein Objekt, mehrere Objekte (über die Liste, Schalter A/K) oder alle Objekte.
- Wählen Sie Sollstellung für Monat und darunter das Wirtschaftsjahr.
- Legen Sie unter Datum der Sollbuchungen fest: Fälligkeitstag wie in den Stammdaten der B/E oder ein einheitliches Datum.
- Prüfen Sie rechts unter Bereits sollgestellt, welche Monate bereits erledigt sind – so vermeiden Sie eine doppelte Sollstellung.
- Zur Kontrolle, ohne zu buchen: „Noch nicht sollstellen, nur anzeigen“ aktivieren.
- Auf Sollstellen klicken. Die Sollbeträge werden aus den Stammdaten übernommen; anschließend erscheint die Liste der erstellten Sollstellungen.
Schritt 2 – Zahlungseingänge verbuchen
Nach der Sollstellung ordnen Sie die eingegangenen Zahlungen den offenen Posten zu. Es gibt zwei Wege.
Weg A – Banking-Modul (empfohlen bei Kontoauszügen)
Buchhaltung → Banking-Modul. Das Banking-Modul ist ab Win-CASA Professional enthalten. Ohne Banking-Modul verbuchen Sie Zahlungseingänge über Weg B. Lesen Sie den Kontoauszug per HBCI/EBICS oder als MT-940/CAMT-Datei ein. Win-CASA gleicht die Umsätze automatisch mit den offenen Sollstellungen ab und kennzeichnet jeden Umsatz per Ampel:
| Farbe | Bedeutung | Ihr Schritt |
|---|---|---|
| Grün | Eindeutig zugeordnet (Objekt + Bewohner/Eigentümer bzw. Sachkonto) | Direkt buchen, einzeln oder grüne Umsätze im Stapel buchen |
| Gelb | Zahler erkannt, aber mehrdeutig – z. B. mehrere offene Posten oder Bestätigung nötig | Umsatz öffnen, passende Sollstellung markieren, dann buchen |
| Rot | Keine Zuordnung – IBAN unbekannt, kein Lerntext, kein Ordnungsbegriff | Bewohner/Eigentümer bzw. Sachkonto manuell zuordnen, dann buchen (und lernen) |
Voraussetzung für eine gute automatische Zuordnung: die IBAN/BIC ist in den Stammdaten hinterlegt (Bewohner/Eigentümer → Register Bankverbindung). Ausführlich im Artikel Win-CASA Banking-Modul.
Weg B – Manuell (Sollstellungen buchen)
Buchhaltung → Buchen → Sollstellungen buchen. Stellen Sie oben rechts die Anzeige pro Bank oder pro Objekt ein. Wählen Sie die offene Sollstellung aus, tragen Sie das Zahlungseingangsdatum ein und klicken Sie auf Manuell buchen. Zahlen mehrere Bewohner/Eigentümer am selben Tag, buchen Sie diese über Stapel buchen gemeinsam.
- Teilzahlung: Im Fenster Zahlungseingang teilen Sie den Betrag auf die Vorauszahlungsarten auf (manuell oder automatisch nach Priorität). Der Restbetrag bleibt als offene Sollstellung bestehen.
- Guthaben/Nachzahlung verrechnen: über die Schaltfläche „Verrechnen“.
Manuelle Sollstellung („Manuell oder G/N“)
Nicht jede Forderung läuft über den automatischen Monatslauf. Die manuelle Sollstellung nutzen Sie vor allem, wenn
- nur für einen einzelnen Mieter/Eigentümer eine Sollstellung erzeugt werden soll (statt für das ganze Objekt), oder
- ein Guthaben bzw. eine Nachzahlung sollgestellt werden soll (z. B. aus einer Abrechnung).
Menüpfad: Buchhaltung → Buchen → Manuell oder G/N. Die erzeugte Sollstellung erscheint anschließend wie alle anderen im Fenster „Sollstellungen buchen“ und wird dort mit dem Zahlungseingang verbucht.
Einmalige Einnahme ohne bestehende Sollstellung
Geht eine Zahlung ein, zu der es keine Sollstellung/keinen offenen Posten gibt (z. B. eine einmalige Sonderzahlung), buchen Sie sie direkt als Einnahme: Buchhaltung → Buchen, in der Buchungsmaske oben Bank buchen und Einnahme wählen, dann Betrag, Datum und Einnahmekonto erfassen. Es wird dabei keine Forderung angelegt.
Hinweise
- Sollstellung und Zahlung möglichst im selben Monat buchen.
- Offenen Posten nicht löschen, nur um die Anzeige zu bereinigen – dabei kann die zugeordnete Zahlung mit entfernt werden. Um eine Fehlzuordnung zu korrigieren, löschen Sie die Zahlung und buchen neu, nicht die Sollstellung.
- Fehlt eine Sollstellung nach dem Lauf? Das liegt fast immer an einem falschen Beginn-/Einzugsdatum oder am Status „Leerstand“ in den Stammdaten – nicht an einem Fehler der Sollstellung.
- Hausgeld-Anpassung / Abrechnungsspitze: Neue Hausgelder aus dem Wirtschaftsplan (inkl. rückwirkender Abrechnungsspitze) übernehmen Sie über den Einzelwirtschaftsplan, nicht über die monatliche Sollstellung. Siehe Wirtschaftsplan in Win-CASA.
Abgrenzung zum SEV-Modul
Dies ist der Standardablauf der normalen Miet-/WEG-Verwaltung. Das SEV-Modul (Sondereigentumsverwaltung) ist ein separates, ab Win-CASA Premium enthaltenes Zusatzmodul und wird nur benötigt, wenn Sie das Sondereigentum einzelner Eigentümer in deren Auftrag mitverwalten. Für die normale Sollstellung von Miete und Hausgeld öffnen Sie das SEV-Modul nicht. Siehe SE-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung).
