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    • Portal-Update 2023 -- Viele Vorteile für Verwalter & Mieter/Eigentümer

    • Geändert am: Di, 14 Nov, 2023 um 12:28 VORMITTAGS
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    Im Zuge der laufenden Verbesserung unseres Portals unter Einbeziehung des Feedbacks unserer Verwalter wird das nächste Update eingespielt:

    Montag, 08.05.23 um ca. 16:00 Uhr

    Zu dieser Zeit kann es zu kurzfristigen Störungen des digitalen Service-Portals kommen, wir gehen aber nicht von einer signifikanten Beeinträchtigung des laufenden Betriebes aus.


    Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der neuen Funktionen und Ihrer Vorteile. Zur Nutzung installieren Sie bitte die neueste Service-Datei (2.5.2023).


    INHALTSVERZEICHNIS


    Funktionen für Mieter und Eigentümer

    Einfacher und unkomplizierter Zugriff für -- Zugang mit derselben E-Mail Adresse zu Portalen mehrerer Hausverwaltungen

    Wir freuen uns, dass mittlerweile einige hundert Verwaltungen unser Online-Portal nutzen. Durch diese zunehmende Digitalisierung wurde es nötig, Portal-Zugänge für Mieter oder Eigentümer mit derselben E-Mail Adresse bei verschiedenen Hausverwaltungen zu ermöglichen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn der Mieter oder Eigentümer mehrere Einheiten, die von mehreren Hausverwaltungen betreut werden, anmietet oder besitzt. Der Benutzer hat die Möglichkeit mit einem Zugang zwischen verschiedenen Verwaltungen innerhalb des Portals umzuschalten. Die anderen Hausverwaltungen haben selbstverständlich keinen Zugriff auf die von Ihnen zur Verfügung gestellten Dokumente und Informationen (auch bei Zugriff über die Ansicht als Mieter/Eigentümer). Diese können nur von Ihnen und dem Mieter oder Eigentümer eingesehen werden. Somit entfällt zukünftig die Anlage einer weiteren E-Mail-Adresse für den Benutzer. Dies spart Ihnen viel Zeit und Erklärungsbedarf.

     

    Die Links innerhalb der Tageszusammenfassungen werden nun so aufgelöst, dass die Benutzer zunächst zur Login-Maske gelangen und danach automatisch zum richtigen Register weitergeleitet werden. Damit können sie die wesentlichen Informationen sofort erfassen und sparen sich nach dem Login langes Suchen nach den richtigen Dokumenten.

    Mehr Komfort für Mieter & Eigentümer -- Filter und Sortierung in dem Register Dokumente

    Mieter und Eigentümer können nun nach neu hochgeladenen Dokumenten explizit filtern. Wenn das Klickfeld ‘‘Nur neue‘‘ aktiviert wird, werden nur noch Dokumente angezeigt welche vom Mieter/Eigentümer noch nicht angezeigt oder heruntergeladen wurden. Somit spart sich der Nutzer langes Suchen und hat eine bessere Übersicht. 

     

    Zudem besteht nun die Möglichkeit alle Dokumente entweder alphabetisch oder numerisch aufsteigend sowie absteigend sortieren zu lassen, so dass die Dokumente schneller gefunden werden.

     

    Bilder auf einen Blick erfassen -- Vorschau für Bilddateien

    Bilddateien (wie .jpeg oder .png) können nun direkt in dem Portal als Vorschau angezeigt werden. Es ist nicht mehr notwendig diese vorher herunterzuladen, und Ihre Mieter/ Eigentümer sind schneller auf dem Laufenden.

     

    Konsistent kommunizieren -- Mieter und Eigentümer stets mit der Briefanrede aus Win-CASA ansprechen

    Sie möchten Ihre Mieter und Eigentümer in allen Kommunikationen konsistent ansprechen? Die Anrede für Benutzer wird nun direkt aus Win-CASA heraus an das Portal übergeben. Somit können jegliche Formen der Anrede abgedeckt und von Ihnen selbst ausgewählt werden. Übergeben wird immer die Briefanrede, welche innerhalb von Win-CASA ausgewählt wurde. Damit werden nun u.a. auch Titel übergeben. 

     

    Achtung: Für bereits freigeschaltete Benutzer bleibt die Anrede zunächst wie gehabt. Um die Win-CASA Briefanrede zu verwenden, aktualisieren Sie bitte den Zugang für die gewünschten Nutzer einmalig.

     

    Funktionen für unsere Verwalter

    Mehr Sicherheit und Transparenz für Ihre Hausverwaltung: E-Mail Protokoll für den erfolgreichen und fehlerhaften Versand + zusätzliche Protokollierungsadresse (BCC)

    Bei der Zustellung der Tageszusammenfassung und anderer Benachrichtigungen ist es für Sie als Verwalter wichtig, nachweisen zu können, dass die Benachrichtigungen zeitgerecht zugestellt wurden. Mit dem aktuellen Update geben wir Ihnen dazu gleich 3 wesentliche Verbesserungen an die Hand, so dass Sie immer volle Transparenz bezüglich der Kommunikation zu Ihren Eigentümern und Mietern haben. 

    Diese neuen Einstellmöglichkeiten finden Sie im Verwalterzugang des Online-Portals unter dem Punkt "E-Mail Einstellungen": 

     

    Reagieren können wenn E-Mails nicht zugestellt werden -- Protokoll fehlerhaft zugestellter Emails

    Damit erhalten Sie täglich eine Information darüber, welche E-Mails unser Portal nicht zustellen konnte -- z.B. wegen einer übervoll belegten Mailbox oder einem Wechsel der E-Mail-Adresse. So können Sie zeitnah reagieren, um Mieter oder Eigentümer zu benachrichtigen und sichergehen, alle Fristen einzuhalten.

     

    Nachweisbar kommunizieren – Protokoll versandter Nachrichten

    Mit dieser Option erhalten Sie einmal pro Woche per E-Mail eine Übersicht über die Metadaten aller versandten Mitteilungen: Wer hat wann welche Benachrichtigung bekommen, und wie ist der Zustell-Status? So können Sie auch nach längerer Zeit noch nachweisen, dass Benachrichtigungen erfolgten, bzw. können auch direkt Ihre Leistungen nachweisen oder sogar monetarisieren.


    Nachweis von Inhalten von Nachrichten -- volles Protokoll

    Auf Wunsch können Sie zusätzlich eine "Protokoll-Adresse" angeben, an die sämtlichen versandten E-Mails in BCC geschickt werden. Damit erhalten Sie Einblick in alle Inhalte der versandten Benachrichtigungen, und können diese im Einzelfall nachweisen bzw. direkt an eine Archivierungs-E-Mail-Adresse für Ihr Dokumenten-Managementsystem weiterleiten.


    Vorgänge effizienter verwalten -- Veröffentlichung von Vorgängen für mehrere Mieter/ Eigentümer oder ganze Objekte

    Das Portal und Win-CASA 2022 wurden angepasst, um die Veröffentlichung von Vorgängen einfacher und besser zu machen. Ein Vorgang kann nun für ein komplettes Objekt veröffentlicht werden, auch wenn nicht alle Mieter und Eigentümer dieses Objekts einen Zugang zum Portal haben. Einem Vorgang können nun bis zu 5 verschiedene Mieter und Eigentümer zugeordnet werden, der Vorgang wird für alle gleichermaßen in dem Portal zu veröffentlicht. Auch für Eigentümer eines reinen Mietobjekts können nun Vorgänge in unserem Portal veröffentlicht werden. 

     

    Effizienter kommunizieren -- Aufgaben und Terminen schnell veröffentlichen und Quicktexte nutzen

    Bislang war es lediglich möglich Aufgaben und Termine als Teil eines Vorgangs im Portal zur Verfügung zu stellen, nun können Sie diese auch eigenständig (ohne die Zuordnung eines Vorgangs) veröffentlichen. Dadurch lassen sich von Ihnen erstellten Quicktexte aus dem Objektmanagement (CRM) Modul direkt für die Kommunikation an die Mieter / Eigentümer und die zu veröffentlichenden Aufgaben und Termine im Portal nutzen. Durch die Verwendung von Quicktexten standardisieren Sie Ihre Vorgänge und gewinnen weiter an Effizienz und Prozesssicherheit.

     

    Effizienter Arbeiten und die Anfrage sofort dem richtigen Objekt/ Einheit zuordnen -- Erweiterung der Pflichtfelder unter Anfragen

    Wenn ein Mieter/Eigentümer eine Anfrage stellt, muss nun das Objekt und die Einheit angegeben werden. Dies dient der besseren Zuordnung, wenn die Anfrage als E-Mail bei Ihnen eingeht. So können Sie die Anfrage ohne langes Nachsehen sofort der richtigen Einheit und bzw. Vorgang zuordnen.


    Volle Kontrolle über Ihre Kommunikation -- Entscheidung über die Benachrichtigung an die Benutzer

    Wenn Sie Mitteilungen und Termine in unserem Portal erstellen oder im Nachhinein editieren, können Sie nun mit einem neuen Klickfeld ‘‘Benutzer über Änderung informieren?‘‘ festlegen, ob der Benutzer in der Tageszusammenfassung darüber informiert werden soll. Dadurch können Sie mehrfache Benachrichtigungen bei kleinen, nachträglichen Änderungen vermeiden. 

     

    Mehr Wert für's gleiche Geld -- die Kosten bleiben gleich

    Was kostet das alles? Nichts. Die Preise für unser Portal bleiben wie gehabt, und damit weit unter externen Portal-Lösungen. Sie bekommen bei Win-CASA einfach mehr für Ihr Geld -- in Zeiten der Inflation auch mal eine schöne Abwechslung.

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