Hintergrund und Problemstellung
Win-CASA speichert keine Dateien, denen Objekte, Wohnungen oder Nachweise zugeordnet werden können in der Datenbank ab, sondern Speichert lediglich die Dateipfade zu den Dateien in die jeweilige Datenbank ab. Z.B.: C:\Dokumente\Objekt_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf
Wenn eines der Programme im Netzwerk betrieben wird kann es als Beispiel zu folgendem Problem kommen:
Am Arbeitsplatz A wird ein Nachweis generiert und die Datei C:\Dokumente\Haus_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf zugeordnet. Arbeitsplatz B möchte sich diesen Nachweis anschauen und das Dokument dazu aufrufen. Dieser bekommt aber nur die Meldung „Das Dokument wurde verschoben oder entfernt. Wählen Sie ein neues Dokument aus.“.
Die Ursache ist folgende: Arbeitsplatz A hat das Dokument bei sich auf dem Rechner unter C:\Dokumente\Haus_997\Nebenkostenabrechnung_20XX.pdf abgespeichert. Nun versucht Win-CASA am Arbeitsplatz B auch das Dokument unter C:\Dokumente\Haus_997\ aufzurufen, was es aber nicht kann, da dieses Dokument nicht hier, sondern bei Arbeitsplatz A vorhanden ist.
Das gleiche gilt ebenfalls bei Bildern die den Objekten oder Wohnungen zugewiesen sind.
Lösung
Als erstes müssen alle Dokumente und Bilder zentral auf einem Rechner abgelegt werden, auf dem alle Arbeitsplätze über das Netzwerk Zugriff haben.
z.B.: auf dem Server -> D:\Dokumente_Bilder
Als nächstes wird dieser Ordner im Netzwerk, mit Lese-/Schreibzugriff für alle beteiligten Arbeitsplätze, freigegeben.
Danach muss an allen Arbeitsplätzen, welche Win-CASA installiert haben (einschließlich Server), ein Netzlaufwerk mit gleichem Laufwerksbuchstaben erstellt werden. Starten Sie dazu den Windows-Explorer oder öffnen den Arbeitsplatz und gehen auf Menü Extras – Netzlaufwerk verbindeWichtig ist, dass überall der gleiche Laufwerksbuchstabe vergeben wird. Auch an dem Server (wenn dort das Win-CASA installiert ist und damit gearbeitet wird) muss dieses Netzlaufwerk erstellt werden.
Wenn Sie in Zukunft Dokumente und Bilder den Nachweisen oder Objekten zuweisen, müssen Sie stets das neue Laufwerk (wie in diesem Beispiel, das Y:\ Laufwerk) auswählen und die Dateien zuordnen.
Damit ist sichergestellt, egal welcher Arbeitsplatz Zugriff haben möchte, dass die Datei gefunden und auch aufgerufen werden kann. Zum anderen wird die Sicherung dieser Dateien vereinfacht.
