Vom alten Verwaltungsprogramm zu Win-CASA

So gelingt Ihr Datenimport – ein Leitfaden von Software24

Sie verwalten Ihre Objekte bislang mit einem anderen Programm und möchten zu Win-CASA wechseln? Eine gute Entscheidung – und wir sorgen dafür, dass Ihnen dabei möglichst wenig Handarbeit bleibt. Der größte Aufwand bei jedem Programmwechsel ist die Übernahme der Bestandsdaten: Objekte, Einheiten, Bewohner, Eigentümer, Mietkonditionen, Bankverbindungen. Damit dabei nichts verloren geht und Sie nicht jede Einheit von Hand neu anlegen müssen, übernehmen wir diese Daten für Sie – auf Basis einer strukturierten CSV-Datei, die Sie einmalig vorbereiten.

Dieser Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie der Wechsel abläuft, was Sie vorbereiten müssen und wie die Import-Datei aufgebaut sein muss. Als praktische Ergänzung liegt diesem Artikel eine Muster-CSV-Datei bei, an der Sie sich orientieren können.

1. Der Ablauf in fünf Schritten

Der Wechsel zu Win-CASA gliedert sich in klar abgegrenzte Schritte. Die ersten beiden erledigen Sie selbst, die Einheiten übernehmen wir für Sie.

1. Objekte manuell anlegen: Legen Sie Ihre Objekte (Liegenschaften) selbst in Win-CASA an – bewusst noch ohne die dazugehörigen Wohneinheiten. Diese kommen anschließend automatisiert per Import hinzu.
2. ADV-Vertrag unterzeichnen: Da beim Import personenbezogene Daten Ihrer Bewohner und Eigentümer verarbeitet werden, benötigen wir vorab einen unterschriebenen Auftragsverarbeitungsvertrag (ADV) nach Art. 28 DSGVO.
3. Datensicherung übermitteln: Erstellen Sie in Win-CASA eine Datensicherung Ihrer bereits angelegten Objekte und senden Sie diese gemeinsam mit Ihrer vorbereiteten CSV-Datei an Software24.
4. Import durch Software24: Wir übernehmen die Einheiten inklusive Bewohner- und/oder Eigentümerdaten anhand Ihrer CSV-Datei in Ihre Datensicherung.
5. Programm neu starten: Nach erfolgreichem Import starten Sie Win-CASA einmal neu, damit alle importierten Daten korrekt geladen werden.

2. Die Spielregeln der Import-Datei

Bevor Sie mit der Datenaufbereitung beginnen, sollten Sie folgende Regeln kennen – sie entscheiden darüber, wie reibungslos der Import läuft:

• Nur aktueller Stand: Importiert werden können ausschließlich die aktuellen Bewohner bzw. Eigentümer einer Einheit – keine früheren Mieter oder Voreigentümer und keine reinen Objekt-Eigentümer.
• Nur die Spalten, die Sie brauchen: Sie müssen nicht alle Spalten der Spezifikation befüllen. Es reichen genau die Spalten, deren Daten tatsächlich übernommen werden sollen – überflüssige Spalten lassen Sie einfach weg.
• BNAME und ENAME sind die Weichen: „BNAME“ muss befüllt sein, wenn Bewohnerdaten importiert werden sollen, „ENAME“ entsprechend für Eigentümerdaten. Fehlt der Nachname, wird die jeweilige Person nicht angelegt.
• ONR steuert das Zielobjekt: Enthält die Datei keine Spalte „ONR“, werden alle Einheiten der Datei in das aktuell in Win-CASA ausgewählte Objekt importiert. Sobald Sie mehrere Objekte auf einmal befüllen möchten, ist die Spalte „ONR“ Pflicht.
• Neustart nach dem Import: Erst ein Neustart von Win-CASA sorgt dafür, dass alle importierten Einheiten korrekt angezeigt werden.
• Die Semikolon-Falle: Da die CSV-Datei durch Semikolons getrennt wird, darf innerhalb der Feldinhalte selbst kein Semikolon vorkommen. Prüfen Sie das per Excel-Suche, bevor Sie exportieren – mehr dazu in Abschnitt 4.

3. Aufbau der CSV-Datei

Die Import-Datei ist in sieben inhaltliche Gruppen gegliedert. Die Spalte „Gruppe“ dient dabei nur der Übersicht in diesem Artikel und ist kein Bestandteil der eigentlichen CSV-Datei – in der Datei stehen ausschließlich die Spaltennamen als Kopfzeile.

Gruppe „Einheit“

Diese Angaben identifizieren die Einheit selbst und sind die Basis jeder Importzeile.

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
ONR	Ganzzahl, 1–996	Nummer des Objektes	25
ENR	Ganzzahl, 1–999	Nummer der Einheit	1
EBEZ	Text, max. 25 Zeichen	Bezeichnung der Einheit	1. OG links
EART	Text, max. 20 Zeichen	Art der Einheit	Wohnung

 

Gruppe „Bewohner-Stamm“

Die vertraglichen Konditionen des aktuellen Mietverhältnisses.

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
EINZUG	Datum	Einzugsdatum des Bewohners	01.01.2025
MIETE	Betrag, 2 Nachkommastellen	Kaltmiete des Bewohners	600,00
GARAGE	Betrag, 2 Nachkommastellen	Garagenmiete des Bewohners	50,00
BK	Betrag, 2 Nachkommastellen	Betriebskosten des Bewohners	120,00
HK	Betrag, 2 Nachkommastellen	Heizkosten des Bewohners	100,00
VZ5–VZ8	Betrag, 2 Nachkommastellen	5.–8. Vorauszahlungsposition	30,00
WHFL	Gleitkommawert, max. 4 Nachkommastellen	Wohnfläche des Bewohners	123,66
BLASTJA	J oder N	Bewohner nimmt am Lastschriftverfahren teil	J
BSEPA_LS_TEXTSCHL	Ziffer, 4 oder 5	4 = Firmenlastschrift, 5 = Basislastschrift (nur bei BLASTJA=J)	5
BSEPA_MAN_NR	Text, max. 35 Zeichen	SEPA-Mandatsreferenz (nur bei BLASTJA=J)	O999.W001.Mustermann
BSEPA_MAN_DAT	Datum	Datum des SEPA-Mandats (nur bei BLASTJA=J)	27.03.2026

 

Gruppe „Bewohner 1“

Die Personen- und Kontaktdaten des Hauptmieters.

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
BANREDE	Text, max. 20 Zeichen	Anrede des Bewohners	Herr
BBRIEFANREDE	Text, max. 40 Zeichen	Briefanrede des Bewohners	Sehr geehrter Herr
BTITEL	Text, max. 20 Zeichen	Titel des Bewohners	Dr.
BVNAME	Text, max. 80 Zeichen	Vorname des Bewohners	Max
BNAME	Text, max. 80 Zeichen	Name des Bewohners (Pflicht für Bewohnerimport)	Mustermann
BZUSATZ	Text, max. 80 Zeichen	Adresszusatz des Bewohners	c/o Musterfrau
BSTRASSE	Text, max. 100 Zeichen	Straße des Bewohners	Musterstraße 1
BPLZORT	Text, max. 35 Zeichen	PLZ und Ort des Bewohners	99999 Musterstadt
BLAND	Text, max. 3 Zeichen	Land des Bewohners	DEU
GEBURTSDATUM	Datum	Geburtsdatum des Bewohners	01.01.2000
BFIRMA	Ja/Nein oder J/N	Angabe, ob es sich um eine Firma handelt	Ja
BFIRMANAME	Text, max. 80 Zeichen	Firmenname des Bewohners	Firma Mustermann
BBANK	Text, max. 27 Zeichen	Bankbezeichnung des Bewohners	Volksbank Musterstadt
BKONTOINHABER	Text, max. 50 Zeichen	Kontoinhaber des Bewohners	Max Mustermann
BBIC	Text, max. 11 Zeichen	BIC des Bewohners	GENODEF1XXX
BIBAN	Text, max. 34 Zeichen	IBAN des Bewohners	DE99 9999 9999 9999 9999 99
BTEL / BTEL2	Text, max. 20 Zeichen	Telefon privat / geschäftlich	+49999-56923658
BFAX	Text, max. 20 Zeichen	Fax des Bewohners	+49999-56923659
BHANDY	Text, max. 30 Zeichen	Handynummer des Bewohners	+49999-56923660
BEMAIL	Text, max. 255 Zeichen	E-Mail-Adresse des Bewohners	info@muster.de
BINTERNET	Text, max. 40 Zeichen	Internetseite des Bewohners	www.mustermann.de

 

Gruppe „Bewohner 2“

Optionale Angaben zu einem Mitbewohner (z. B. Ehe- oder Lebenspartner).

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
BANREDE2 / BBRIEFANREDE2 / BTITEL2	Text	Anrede, Briefanrede, Titel des Mitbewohners	Herr / Sehr geehrter Herr / Dr.
BVNAME2 / BNAME2	Text, max. 80 Zeichen	Vor- und Nachname des Mitbewohners	Max / Mustermann
BZUSATZ2 / BSTRASSE2 / BPLZORT2	Text	Adresse des Mitbewohners	Musterstraße 1 / 99999 Musterstadt
GEBURTSDATUM2	Datum	Geburtsdatum des Mitbewohners	02.01.2000
BBANK2 / BKONTOINH2 / BBIC2 / BIBAN2	Text	Bankverbindung des Mitbewohners	Volksbank Musterstadt / …
BTELBEW2 / BTEL2BEW2 / BFAXBEW2 / BHANDYBEW2	Text, max. 20–30 Zeichen	Kontaktnummern des Mitbewohners	+49999-56923660
BEMAILBEW2	Text, max. 255 Zeichen	E-Mail-Adresse des Mitbewohners	info@muster.de

 

Gruppe „Eigentümer-Stamm“

Die WEG-relevanten Konditionen des aktuellen Eigentümers.

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
EINZUG_EIG	Datum	Kaufdatum des Eigentümers	01.01.2025
HG	Betrag, 2 Nachkommastellen	Hausgeld des Eigentümers	600,00
RL1–RL24	Betrag, 2 Nachkommastellen	Rücklagen-Vorauszahlungen 1 bis 24	50,00
MEA	Gleitkommawert, max. 4 Nachkommastellen	Miteigentumsanteil des Eigentümers	123,66
ENOTIZ	Text, max. 1000 Zeichen, ohne Zeilenumbruch	Notiz zum Eigentümer	Gehört zur Erbengemeinschaft
ELASTJA	J oder N	Eigentümer nimmt am Lastschriftverfahren teil	J
ESEPA_LS_TEXTSCHL	Ziffer, 4 oder 5	4 = Firmenlastschrift, 5 = Basislastschrift (nur bei ELASTJA=J)	5
ESEPA_MAN_NR	Text, max. 35 Zeichen	SEPA-Mandatsreferenz (nur bei ELASTJA=J)	O999.W001.Mustermann
ESEPA_MAN_DAT	Datum	Datum des SEPA-Mandats (nur bei ELASTJA=J)	27.03.2026

 

Gruppe „Eigentümer 1“

Die Personen- und Kontaktdaten des Haupteigentümers.

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
EANREDE / EBRIEFANREDE / ETITEL	Text	Anrede, Briefanrede, Titel des Eigentümers	Herr / Sehr geehrter Herr / Dr.
EVNAME / ENAME	Text, max. 80 Zeichen	Vor- und Nachname (ENAME Pflicht für Eigentümerimport)	Max / Mustermann
EZUSATZ / ESTRASSE / EPLZORT / ELAND	Text	Adresse des Eigentümers	Musterstraße 1 / 99999 Musterstadt / DEU
EGEBURTSDATUM	Datum	Geburtsdatum des Eigentümers	01.01.2000
EFIRMA / EFIRMANAME	Ja/Nein bzw. Text	Firmenkennzeichen und Firmenname	Ja / Firma Mustermann
EBANK / EKONTOINHABER / EBIC / EIBAN	Text (Pflicht, sobald Bankdaten angegeben werden)	Bankverbindung des Eigentümers	Volksbank Musterstadt / …
ETEL / ETEL2 / EFAX / EHANDY	Text, max. 20–30 Zeichen	Kontaktnummern des Eigentümers	+49999-56923660
EEMAIL / EINTERNET	Text	E-Mail und Internetseite des Eigentümers	info@muster.de

 

Gruppe „Eigentümer 2“

Optionale Angaben zu einem Miteigentümer (z. B. Ehepartner, Erbengemeinschaft).

Spaltenname	Art	Inhalt	Beispiel
EANREDE2 / EBRIEFANREDE2 / ETITEL2	Text	Anrede, Briefanrede, Titel des Miteigentümers	Herr / Sehr geehrter Herr / Dr.
EVNAME2 / ENAME2	Text, max. 80 Zeichen	Vor- und Nachname des Miteigentümers	Max / Mustermann
EGEBURTSDATUM2	Datum	Geburtsdatum des Miteigentümers	02.01.2000
EBANK2 / EKONTOINHABER2 / EBIC2 / EIBAN2	Text (Pflicht, sobald Bankdaten angegeben werden)	Bankverbindung des Miteigentümers	Volksbank Musterstadt / …
ETEL1EIG2 / ETEL2EIG2 / EFAXEIG2 / EHANDYEIG2	Text, max. 20–30 Zeichen	Kontaktnummern des Miteigentümers	+49999-56923660
EEMAILEIG2	Text, max. 255 Zeichen	E-Mail-Adresse des Miteigentümers	info@muster.de

 

4. Praxistipps für die Datenaufbereitung

In der Praxis werden die Bestandsdaten meist zunächst in Excel zusammengetragen und aufbereitet, bevor sie als CSV exportiert werden. Folgende Punkte haben sich dabei bewährt:

• Semikolon konsequent ersetzen: Suchen Sie in Excel vor dem Export gezielt nach dem Zeichen „;“ (z. B. in Notizfeldern oder Adresszusätzen) und ersetzen Sie es durch ein Leerzeichen, Komma oder einen Gedankenstrich. Das verhindert Fehlermeldungen während des Imports.
• Datumsformat: Alle Datumsfelder im Format TT.MM.JJJJ eintragen, z. B. 01.01.2025.
• Beträge mit Komma: Beträge werden mit Komma als Dezimaltrennzeichen und zwei Nachkommastellen erwartet, z. B. 650,00 statt 650.00 oder 650.
• SEPA-Angaben nur bei Lastschrift: Die Spalten BSEPA_LS_TEXTSCHL, BSEPA_MAN_NR und BSEPA_MAN_DAT (bzw. die Eigentümer-Pendants) nur befüllen, wenn BLASTJA bzw. ELASTJA auf „J“ steht. Bei Zahlung per Überweisung bleiben sie leer.
• Zeichencodierung: Speichern Sie die CSV-Datei in UTF-8, damit Umlaute und Sonderzeichen (ä, ö, ü, ß) korrekt übernommen werden.
• Keine Enter-Zeichen in Notizfeldern: Das Feld ENOTIZ darf keine Zeilenumbrüche enthalten – schreiben Sie mehrzeilige Notizen als einen durchgehenden Text.

5. Die Musterdatei im Detail

Der Muster-Datei „WinCASA-Import-Musterdatei.csv“ liegt diesem Artikel bei. Sie zeigt anhand von vier Einheiten eines Beispielobjekts (ONR 25) typische Konstellationen, wie sie beim Wechsel häufig vorkommen:

 

Spaltenname	Art	Inhalt
Einheit	Bezeichnung	Szenario
ONR 25 / ENR 1	Wohnung „1. OG links“	Nur Bewohnerdaten: Julia Fischer zahlt Miete, BK und HK per Basislastschrift (BLASTJA=J, SEPA-Mandat vorhanden). Keine Eigentümerspalten befüllt, da der Eigentümer nicht importiert werden soll.
ONR 25 / ENR 2	Wohnung „2. OG rechts“	Bewohnerdaten mit zwei Personen: Thomas und Sabine Weber als Hauptmieter und Mitbewohner. Zahlung per Überweisung (BLASTJA=N) – die SEPA-Spalten bleiben deshalb leer.
ONR 25 / ENR 3	Wohnung „EG links“	Nur Eigentümerdaten: Die Einheit gehört der „Meyer Immobilien GmbH“ (EFIRMA=Ja). Hausgeld, Rücklage und MEA sind gepflegt, die Zahlung läuft per Firmenlastschrift (ESEPA_LS_TEXTSCHL=4).
ONR 25 / ENR 4	Stellplatz „Tiefgaragenplatz 4“	Nur Eigentümerdaten, diesmal mit Miteigentümer: Michael und Petra Krause. Keine Lastschrift (ELASTJA=N), daher auch keine Bankdaten hinterlegt.

Anhand dieser vier Zeilen sehen Sie: Nicht jede Einheit braucht Bewohner- und Eigentümerdaten gleichzeitig, nicht jede Person braucht SEPA-Angaben, und Firmen werden genauso abgebildet wie Privatpersonen oder Miteigentümergemeinschaften. Nutzen Sie die Datei als Startpunkt und ergänzen oder entfernen Sie Spalten je nach Ihrem tatsächlichen Bedarf.

6. Checkliste vor dem Versand

Bevor Sie Ihre Daten an Software24 senden, prüfen Sie: •  Alle Objekte sind bereits (ohne Einheiten) manuell in Win-CASA angelegt. •  Der ADV-Vertrag ist unterschrieben und liegt Software24 vor. •  In jeder Zeile mit Bewohnerimport ist BNAME befüllt, bei Eigentümerimport ENAME. •  Beträge stehen mit Komma und zwei Nachkommastellen, Daten im Format TT.MM.JJJJ. •  Die Datei enthält keine Semikolons innerhalb von Feldinhalten. •  SEPA-Spalten sind nur dort befüllt, wo BLASTJA bzw. ELASTJA = J ist. •  Die Datei ist als UTF-8-CSV gespeichert. •  Eine aktuelle Win-CASA-Datensicherung der angelegten Objekte liegt bereit.